SharePoint para pequenas empresas: economia de tempo e dinheiro

As pequenas empresa precisam de recursos tecnológicos para o seu dia a dia, assim como no caso das grandes corporações. Isso acontece porque a colaboração é cada vez mais necessária no mercado corporativo.

Seu propósito é melhorar os resultados do trabalho em equipe, e as organizações procuram maneiras de aumentar a interação entre os funcionários, utilizando recursos tecnológicos.

Uma das ferramentas mais promissoras nesse sentido é o SharePoint, que antes era vista apenas como um gestor de documentos, mas que atualmente permite armazenar, acessar, compartilhar e organizar informações de qualquer dispositivo.

Companhias de diferentes portes e segmentos podem utilizar essa ferramenta e aproveitar ações colaborativas no ambiente organizacional. Isso porque ela simplifica tarefas e ajuda a manter a sincronia da equipe.

Aliás, pode ser usada dentro do setor como um todo ou até mesmo da empresa inteira, e isso acontece por conta de seus recursos. São eles que ajudam a maximizar a interação entre os funcionários e estabelece em ações colaborativas.

Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar o conceito de SharePoint, mostrar suas funcionalidades e explicar como ele pode ajudar as pequenas empresas. Acompanhe.

Entenda o conceito de SharePoint

SharePoint é uma ferramenta criada pela Microsoft para gerenciar conteúdos online e aplica ações que ajudam a criar sites. Trata-se de uma maneira segura de guardar e compartilhar informações corporativas ou públicas.

Os usuários podem acessar as informações por meio de qualquer dispositivo, e o recurso costuma ser usado para criar intranet, extranet e website.

A plataforma é feita para a colaboração entre equipes, promovendo eficiência e gerenciamento de dados. É constituído pelo Windows SharePoint Services (WSS) que garante as funcionalidades básicas para gerir os conteúdos.

Ao utilizá-lo, um fabricante de porta para loja comercial também conta com o Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) que traz soluções adicionais e possibilita uma interação melhor com o usuário final e a localização de dados.

Por fim, o Microsoft Search Server atua como uma ferramenta de busca para indexar e procurar informações.

Microsoft, desenvolvedora dessa plataforma, classifica a ferramenta como um gerenciador de conteúdo empresarial e processos de gerenciamento de empresas. Ele foi adotado pelas companhias para ajudar na criação de:

• Redes sociais;
• Business Intelligence (BI);
• Processos de integração;
• Automatizar o fluxo de trabalho.

Para usar o SharePoint, é necessário adquirir o Office 365 e clicar sobre a opção SharePoint. A partir disso, os funcionários podem ver as atualizações e conversar entre eles, por meio do feed.

Essa plataforma também permite que um fabricante de cadeira elétrica para deficiente possa utilizar o OneDrive Pro, uma biblioteca de documentos que permite o compartilhamento, por meio de celulares.

Funcionalidades do SharePoint para pequenas empresas

Essa ferramenta da Microsoft apresenta algumas funcionalidades que precisam ser conhecidas pelos usuários. São elas:

Integrar e otimizar a produção

A plataforma possibilita um painel para gerenciamento de tarefas, e por meio dele, é possível delegar atividades para os membros da equipe e controlar a etapa em que cada um deles se encontra.

O funcionário é notificado quando recebe uma nova tarefa, e quando ela é finalizada, deve marcar na ferramenta uma sinalização para indicar que foi concluída.

Em outras palavras, esse recurso ajuda a ter um panorama sobre o andamento das demandas dos projetos, o que ajuda a economizar tempo e melhorar o trabalho de todos os envolvidos.

Criação de processos de trabalho

Esse recurso ajuda a criar fluxos e processos de trabalho, garantindo que todos sejam devidamente definidos e que as atividades não sejam prejudicadas por problemas em relação à organização.

Ao definir os processos, fica mais fácil acompanhar o andamento do fluxo e obter as aprovações necessárias, oferecendo uma visão por colaborador.

Para os funcionários de um fabricante de fita de cetim transparente, é uma forma de facilitar o trabalho, tendo em vista que as aprovações das etapas podem ser feitas de qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo.

Ou o usuário precisa apenas de uma conexão com a internet e a aprovação também vai depender das permissões determinadas pela corporação para cada um dos usuários.

Criação de sites

O SharePoint ajuda a criar sites internos, fundamentais para manter a equipe em sintonia e padronizar a comunicação. Da mesma forma, é possível criar um site para manter os clientes informados sobre os trabalhos.

É o caso, por exemplo, de um escritório de arquitetura que queira falar sobre o andamento dos projetos e com isso tomar boas decisões em conjunto com os clientes.

Criar sites de uso interno

Você pode criar sites de uso interno para trocar informações entre os funcionários e todas as equipes presentes na companhia.

Para fazer isso, uma empresa que faz bolinho de calabresa com queijo só precisa de algumas configurações simples para definir os recursos que vai disponibilizar, depois, basta liberar o acesso e todos os funcionários poderão navegar.

Compartilhar informações é algo fundamental para o bom andamento dos projetos, além de colaborar com assuntos administrativos, tarefas do RH, responsabilidades do financeiro, dentre outros.

A organização sempre terá um espaço para que seus colaboradores possam se organizar e trabalhar com mais sintonia, produtividade e boa comunicação.

Compartilhar e editar documentos

Os usuários podem criar e editar os documentos por meio do gerenciador de arquivos do SharePoint. Todos eles ficam armazenados no OneDrive e podem ser visualizados e compartilhados com os colegas de trabalho, considerando as permissões de cada um.

O mesmo documento pode ser trabalhado simultaneamente entre vários usuários, mantendo o histórico de revisões e atualizações dos arquivos, e podendo até mesmo resgatar as revisões.

Para um fabricante de etiqueta metalizada personalizada, outra funcionalidade que merece destaque é o recurso Data Loss Prevention (DLP) que protege contra a perda de dados.

Por meio dele, não é possível proteger e identificar informações consideradas confidenciais. Os documentos da empresa sempre estarão seguros na nuvem e disponíveis para acesso a qualquer momento e de qualquer lugar.

Como o SharePoint ajuda pequenas empresas

O SharePoint pode ajudar as pequenas empresas de muitas maneiras, uma delas é melhorar a experiência do cliente. Pequenos negócios podem perder muito tempo para embaralhar arquivos entre os funcionários.

O cliente, por sua vez, acaba esperando muito tempo até que a organização consiga gerenciar e revisar documentos, e consequentemente resolver problemas.

O SharePoint para pequenas empresas reduz o tempo de espera porque otimiza os processos internos, e a marca pode construir um site para colocar os documentos necessários e deixá-los sempre à disposição da equipe.

Por falar nisso, a equipe móvel de uma confecção de camisa masculina esporte fino será muito bem gerenciada, afinal, as organizações procuram maneiras de gerenciar melhor os funcionários que estão trabalhando em casa.

O objetivo disso é garantir que todas as informações estejam seguras e organizadas, e por meio do SharePoint, é possível facilitar o trabalho de qualquer lugar.

Os colaboradores podem acessar os arquivos, atualizações e dados que precisam para o dia a dia de trabalho, e tudo o que é feito fica armazenado na ferramenta. Dessa forma, todos os outros membros podem dar andamento.

O recurso também ajuda a coletar informações comerciais que são importantes para a companhia, pois mesmo tendo uma equipe forte e um bom plano de negócios, a organização não será eficaz quanto os dados que utiliza.

Uma empresa de qualificação instalação em equipamentos precisa das informações sobre as necessidades dos clientes, o que funciona para ela e quais áreas precisam ser melhoradas.

Todos esses dados podem ser obtidos pelo SharePoint, além de colaborar, também, com a capacitação dos colaboradores. Este é um hábito muito comum entre as empresas de grande sucesso.

Elas buscam capacitar os funcionários para que eles sejam capazes de resolver os problemas do dia a dia por conta própria. Assim, toda vez que o funcionário tiver uma pergunta, não precisa procurar necessariamente o gerente.

Quando isso acontece, acaba prejudicando a produtividade e piora a experiência do cliente. Por meio do SharePoint, é possível capacitar os colaboradores e deixar as informações ao alcance deles.

Por exemplo, dentro de uma empresa de serviço de valet terceirizado, não é necessário que o colaborador peça ao gerente para ter acesso a arquivos e informações que ele precisa.

Tudo estará reunido no site e ainda traz soluções criativas para os problemas que a empresa possa estar enfrentando.

Considerações finais

Ao contrário do que muitos pensam, administrar uma pequena empresa é um trabalho complexo e árduo, mas ferramentas inteligentes como o SharePoint tornam o dia a dia dos empreendedores muito mais simples e prático.

Com ele, a equipe vai conseguir se comunicar, trabalhar remotamente, compartilhar informações e trazer novas soluções por meio de uma plataforma simples. Como resultado, seu negócio consegue melhorar a experiência do cliente.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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