Como salvar anexos de e-mail no OneDrive com o Power Automate

O Power Automate é o antigo Microsoft Flow, uma ferramenta que mudou o cotidiano das empresas que passaram a utilizá-la, melhorando consideravelmente seus resultados.

Muitos gestores e empreendedores se perguntam se precisam desse recurso e de que maneira podem utilizá-lo para salvar os anexos de seu e-mail.

Outro recurso que costuma ser usado é o OneDrive, uma ferramenta também desenvolvida pela Microsoft e que pode ser usada tanto no Android quanto no iOS. Seu objetivo é salvar documentos de maneira segura, sem pesar na memória do celular.

Todos os arquivos ficam salvos na nuvem e podem ser compartilhados pelo celular ou acessados por meio de outras plataformas, como no caso do navegador ou pelo PC.

Os arquivos que uma empresa recebe por e-mail são muito importantes em sua maioria, da mesma forma, os anexos que envia precisam ser bem armazenados para consultas futuras e outras necessidades.

Para que estejam sempre seguros, é possível utilizar um desses recursos e é justamente sobre isso que vamos falar aqui.

Vamos explicar o que é Power Automate e listar um passo a passo para salvar os anexos do e-mail nele e no OneDrive.

O que é Power Automate?

Microsoft Power Automate é um software que ajuda a criar fluxos de trabalho automatizados. É muito útil para diversas empresas, pois não precisa de muito código, então, não é necessário ser um especialista no assunto para criar fluxos automatizados.

O recurso também pode ser usado por equipes de diferentes setores, como no caso do marketing e de recursos humanos, isso porque a ferramenta cria fluxos que beneficiam diferentes áreas dentro do negócio.

Por exemplo, o gestor de um fabricante de equipamento tampografico pode receber avisos quando alguém lhe enviar um e-mail. É uma facilidade porque elimina a necessidade de checar a caixa de entrada e libera o profissional para outras atividades.

Outra possibilidade é agendar fluxos, criar tarefas individuais em sistemas de grande escala e integrar aplicativos. A ferramenta trabalha com automação de processo robótico, uma funcionalidade que automatiza tarefas repetitivas.

Tudo o que o usuário precisa fazer é gravar um passo a passo do que deve ser feito, como no caso de entrada de dados e cliques.

Vantagens do Power automate

Esse recurso da Microsoft traz muitas vantagens para os usuários, como o fato de poder ser integrado a mais de 200 aplicativos, a exemplo do Gmail, SharePoint e Twitter.

Essa integração facilita o envio de dados de uma plataforma para outra que acaba gerando impactos positivos para o compartilhamento de informações. Consequentemente, o dia a dia dos funcionários se torna muito mais prático.

Uma empresa que desenvolve sistema controlador de acesso também pode automatizar tarefas repetitivas, como no caso do envio e compartilhamento de dados, além de aumentar a produtividade da equipe.

Com isso, os colaboradores não perdem mais tempo realizando atividades burocráticas e repetitivas que atrapalham o andamento das tarefas importantes.

Eles terão muito mais tempo para desenvolver projetos que, de fato, fazem o negócio crescer e se fortalecer.

Por fim, o Power Automate é uma ferramenta segura, e os fluxos de trabalho são criados protegendo os dados compartilhados por meio dele.

Somente profissionais autorizados podem ter acesso a certos documentos, e para isso, basta gerenciar o acesso e a identidade de cada um. Ademais, o recurso oferece proteção contra perda de dados.

Passo a passo para salvar anexos no OneDrive e Power automate

Para salvar os anexos no OneDrive e no Power automate, é necessário seguir um passo a passo, que mostraremos a seguir:

Acessar o recurso

A primeira coisa a ser feita é logar com as credenciais do Office 366, e caso não tenha o aplicativo, basta clicar na opção “todos os aplicativos” para expandi-los.

Se houver alguma dificuldade nesse processo, é interessante verificar com um profissional de TI, para se certificar de que o Power Automate foi acionado na conta.

Escolher um modelo

Na opção “modelos”, pesquise por “anexo o OneDrive for Business” e selecione a opção. Se uma empresa de bordadeira digital barudan utiliza o Office 365, não escolherá modelos do Outlook.

É muito importante ter cuidado na hora de escolher entre OneDrive e OneDrive for Business, depois existem muitas diferenças entre eles.

Como o próprio nome sugere, o OneDrive for Business é direcionado para as empresas, ao passo que o OneDrive comum, se destina a usuários pessoais.

Criar um fluxo de trabalho

Vá até a opção “criar fluxo”, mas tenha muito cuidado porque, ao clicar nela, o fluxo de trabalho é criado e executado.

Em outras palavras, ele vai salvar todos os anexos de e-mail em uma pasta padrão do OneDrive, e este não é o objetivo.

Editar o fluxo de trabalho

Depois de criar o fluxo, é necessário desligá-lo, e isso deve ser feito com todos os fluxos de trabalho criados, como uma maneira de permitir a verificação das etapas e realizar as alterações necessárias.

Depois, o responsável pelos e-mails de uma oficina de alinhamento e balanceamento deve clicar em “edite” para alterar o fluxo de trabalho que deseja.

Configurar gatilho e ação padrão

O fluxo de trabalho criado possui um gatilho que verifica o e-mail e a ação necessária para salvar o arquivo no OneDrive.

Mas, antes de configurar essa opção, é necessário criar um nome para o fluxo, tendo como base o objetivo que deseja alcançar.

Com isso, fica muito mais fácil solucionar problemas no futuro, portanto, selecione o nome de acordo com o propósito do fluxo de trabalho.

Configurar gatilho de novo e-mail

Depois de concluir a etapa anterior, um fabricante de catraca biométrica deve selecionar a opção “em novo e-mail” para expandir. Observe todos os Campos disponíveis e configure uma condição no fluxo de trabalho.

Não é necessário usar a opção “e”, tendo em vista que o e-mail pode vir de vários endereços, categorizando todos eles de maneira igual, portanto, a informação precisa ser exata.

Aplicar os anexos no e-mail no Power Automate

Chegou o momento de expandir a ação “aplicar a cada anexo no e-mail”. Para isso, altere o caminho da pasta para apontar aquela criada para os anexos.

Basta clicar na seta à direita para encontrar a pasta e selecionar um nome para ela. Caso o usuário tenha se esquecido desta etapa, precisa salvar as alterações, criar a pasta no OneDrive, para então editar o fluxo de trabalho.

Condição de remetente

Depois que uma empresa de gerenciamento de frota alterou a pasta salva, deve adicionar outra etapa para evitar que todos os anexos sejam salvos em uma única pasta.

Para isso, deve entrar na opção “em novo e-mail” e em seguida “aplicar a cada anexo no e-mail”, adicionando uma condição, e ao clicar no cabeçalho, serão novamente recolhidos.

Clique na opção “+” e escolha a opção “adicionar uma ação”. Feito isso procure pelo campo de busca “condição” e escolha a ação “condição”.

No primeiro campo, denominado como “escolha um valor”, o usuário deve clicar e encontrar o conteúdo dinâmico “de” específico proveniente do e-mail. Depois, deve alterar o segundo campo “é igual a” para “contém”.

Uma empresa energia solar deve clicar na opção “escolha um valor” e digitar o texto correspondente. Clique nas reticências ao lado da ação e renomeie para verificar se existe o valor escolhido nos e-mails.

Salvar anexos na condição

Depois da etapa anterior, é o momento de selecionar a opção “aplicar a cada anexo” e arrastar para a parte “sim”. Feito isso, basta clicar na opção “salvar” para criar o primeiro fluxo de trabalho.

Quando quiser ter acesso a ele, basta navegar por “meus fluxos” do lado esquerdo da tela, para ver se os fluxos de trabalho, lembrando-se de ligá-lo antes de utilizá-lo.

Depois desse passo a passo, todos os anexos de e-mail podem ser salvos, tanto no Power Automate quanto no OneDrive, o que vai facilitar várias tarefas no dia a dia da empresa e automatizar atividades repetitivas.

Considerações finais

Sendo assim, uma empresa pode contar com diferentes recursos para se comunicar com seus stakeholders, como:

• Clientes;
• Funcionários;
• Fornecedores;
• Parceiros.

A instalação de uma central telefônica de interfone ajuda a melhorar a comunicação interna e controlar os acessos. Da mesma maneira, o e-mail é uma importante ferramenta e por meio dele a companhia recebe vários documentos.

Todos os anexos enviados e recebidos precisam ser devidamente armazenados, de acordo com o seu grau de importância, como no caso de contratos e outros exemplos fundamentais para o andamento dos processos internos.

Power automate e o OneDrive são recursos muito importantes para o armazenamento, e neste artigo, você aprendeu a utilizá-los com essa finalidade, o que vai mudar a dinâmica do dia a dia dentro do negócio.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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