4 melhores ferramentas de gestão de projetos da Microsoft

Gestão de projetos, é esse conjunto de práticas que está atrelado ao desenvolvimento de um plano de sucesso. Muito utilizado em áreas como administração e marketing, esse hábito também pode se expandir para outros campos, ajudando a atingir metas.

Trabalhando com com importantes ferramentas de organização, a metodologia se faz presente no cotidiano de empreendimentos, desde a mudança da fachada de loja moderna até a abertura de uma franquia, e também na vida pessoal.

Com diversas nuances, a ciência de gestão é capaz de promover o desenvolvimento de boas estratégias, a percepção de futuras oportunidades, uma maior assertividade e até mesmo economia, seja de dinheiro ou de tempo. 

A importância da gestão de projetos 

É impossível negar que para um projeto sair do papel e atingir o êxito que tanto almeja é necessário muito planejamento, ou seja, é preciso de gerenciamento, um acompanhamento mais profundo que ajudará a traçar todos os passos até o objetivo final. 

Por isso, a gestão de projetos é um hábito que já faz parte do dia a dia de organizações, sejam elas focadas em estamparia digital em algodão ou publicidade, por exemplo. 

Essa metodologia é um suporte essencial para identificar e definir os elementos que irão proporcionar um bom progresso de um projeto, como o orçamento, duração, quantidade de pessoas e outros recursos que irão ser fundamentais. 

Além disso, essa ciência também pode ser aplicada na vida pessoal, afinal, é um campo abrangente que tem como principais objetivos ampliar a visão sobre a meta e traçar os passos que serão dados até ela.

Assim, quem sonha em comprar a casa própria, um carro, fazer um intercâmbio ou até mesmo montar um negócio de sistema de CFTV industrial poderá aplicar os fundamentos e ferramentas de gestão.

Sendo assim, quando a gestão de projetos é colocada em prática, até mesmo as dificuldades podem ser previstas, e dessa forma, evitadas. 

Outros benefícios são:

• Aumento da lucratividade;
• Acerto na tomada de decisão;
• Alinhamento dos envolvidos;
• Maior contentamento do público-alvo.

Portanto, para colocar esse hábito em prática, o primeiro passo é entender que o campo é dividido em três fases, segundo os estudos da  Harvard Business School, a organização e definição, planejamento e gerenciamento. Cada tópico tem uma função específica.

Organização e definição

Neste estágio inicial, é crucial a definição de quem comandará o projeto, ou seja, quem será o líder e a equipe. 

Também é preciso destacar os seguintes elementos:

• Os recursos que serão utilizados;
• O prazo do projeto;
• Quais os resultados previstos;
• A metodologia que será utilizada;
• O procedimento para a execução.

Esses itens compõem as informações básicas do projeto e ajudam na realização dos próximos tópicos.

Planejamento 

Interligado com o prazo estabelecido, nesta fase também é preciso definir o cronograma, organizar as próximas etapas, e um dos mais importantes, elaborar uma gestão de risco, que é de suma importância para contornar as adversidades que possam surgir.

Por exemplo, um empreendimento deseja divulgar o lançamento de um produto. Porém, na data que os panfletos deveriam estar prontos acontece um problema de impressão, sendo necessário a compra urgente de uma ribbon para impressora zebra GC420T.

Além do gasto não estar no orçamento, também houve um atraso no cronograma de divulgação, afetando o dia do evento, a quantidade de pessoas e muitos mais. 

Assim, se a empresa tiver uma gestão de crise montada, ela saberá contornar o problema.

Gerenciamento 

De acordo com a Harvard Business School, essa última classificação é voltada diretamente para a execução das ações que formam o projeto. 

Por isso, é importante que a equipe ou pessoa responsável avalie cada ato e os resultados vindos dele. 

Outra visão que deve ser levada em conta sobre o gerenciamento de um projeto são as fases que ele passa:

• Fase inicial (acolhimento dos dados);
• Fase do planejamento;
• Fase da execução;
• Fases de controle (acompanhamento das ações);
• Fase de encerramento.

Todo esse ciclo está intrinsecamente ligado a um objetivo. Porém, dividido em grupos, facilita uma maior compreensão do que está sendo feito. 

Bloco de notas moleskine, planilha, diário, agenda, aplicativos e diversos outros acessórios podem ser utilizados na hora de gerir um projeto. Essas ferramentas, quando aliadas com outras profissionais, permitem uma melhor organização.

As ferramentas da Microsoft para gestão de projetos

E organização é sinônimo de uma boa administração, não importa se é para um projeto grande, como a inauguração de um restaurante ou apenas para conseguir adquirir aquela capa para TV 32 polegadas que tanto almeja, é essencial ter um monitoramento.

Para que essa observação seja feita com mais afinco e profissionalismo, existem algumas ferramentas da Microsoft disponíveis para isso. São elas:

• MS Project;
• Power BI;
• Microsoft Excel;
• Office 365 planner.

Cada ferramenta possui um objetivo, mas nada impede que uma seja complementada por outra, dando, dessa forma, uma maior projeção do projeto para quem está coordenando. 

Na verdade, é até bom ter mais de uma ferramenta para evitar extravios de informações.

1- MS Project

Destaque no meio de quem busca uma melhor organização. O MS Project está entre os programas mais procurados pelo público por ter um grande poder durante o monitoramento de um projeto com a sua interface acessível e descomplicada.

Outras características positivas que chamam atenção são a sua grande multifuncionalidade e também o seu impacto na hora da visualização. 

Esse software gratuito permite que o responsável pelo projeto realize as principais funções de gestão, que são:

• Monitoramento;
• Organização;
• Controle de prazos;
• Alinhamento;
• Execução.

Igualmente é possível acompanhar os outros participantes, realocar recursos e identificar os pontos fracos e fortes do planejamento 

2- Power BI

O grande diferencial dessa ferramenta é que ela possibilita uma análise mais profunda de uma grande quantidade de informações, sem deixar nenhum dado de fora, promovendo, dessa forma, uma visualização mais abrangente de todo o projeto.

Também é uma ferramenta de fácil manuseio e tem como principal aspecto a importação de elementos de outras bases, como os dados presentes em uma planilha do Excel.

Com isso, além de promover essa importação, trata e organiza todas as informações de uma maneira que o líder de um projeto e sua equipe consigam interpretar o material, até mesmo os gráficos, com mais facilidade. 

Esse programa pode ser utilizado online via desktop e também por meio de um aplicativo disponível para alguns sistemas de celulares. 

3- Microsoft Excel 

Talvez seja uma das ferramentas mais conhecidas, pois está presente no cotidiano de várias organizações e também na vida pessoal, como de quem pretende organizar as finanças. 

A planilha Excel é até um pré-requisito em algumas vagas de emprego, porque é um suporte essencial na hora de organizar demandas e informações. Ajudando também na análise de dados coletados. 

Com esse instrumento, conhecido como um facilitador na hora de gerir ações, é possível atribuir tarefas, cálculos, fazer checklist, estruturar elementos e montar gráficos. 

Quem deseja ter ainda mais contato com o projeto e carregá-lo consigo em situações em que não é possível utilizar computador ou celular, também irá conseguir realizar tal feito. impressão em papel transfer, por exemplo, é uma opção. 

3- Office 365 planner

Sabe aquela agenda planner que é dividida não apenas com as datas, mas também com espaços em que é possível listar metas, atividades diárias, demandas, sonhos e muitos outros elementos? Então, essa ferramenta da Microsoft é basicamente isso. 

O aplicativo, que pode ser manuseado no celular, possui uma simples interface que facilita na hora de organizar as informações do projeto. 

Podendo ser utilizado tanto individualmente quanto em grupo, a ferramenta possibilita a criação de vários projetos ao mesmo tempo.

Além de atribuições de tarefas, monitoramento do progresso das ações, compartilhamento de arquivos, desenvolver um cronograma e também sinalizar intercorrências que surgiram no meio do caminho. 

O seu fácil uso faz com que as demandas de cada membro do grupo seja marcada com uma cor e que comentários também sejam publicados, o que facilita uma comunicação mais assertiva. 

Assim, basta colocar no planner uma ação que precisa ser realizada, como “procurar provedor de internet perto de mim”, “alugar vestido para o casamento da Nanda” ou “definir quais franquias irão participar da divulgação”. 

Considerações finais 

Sendo assim, uma gestão de projetos é uma etapa feita de muitos elementos que levarão até o objetivo almejado. 

Por isso, é importante fazer uso de ferramentas de controle e organização na hora de definir as demandas que serão colocadas em prática. 

Além disso, é crucial ter bem esclarecido a pretensão de onde se quer chegar, o que cada colaborador poderá realizar para que a meta seja atingida e ter as informações necessárias, como recursos, prioridades e obstáculos.

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