Como aplicar o compliance em sua empresa?

As empresas passaram a adotar o programa de Compliance dentro das instituições a partir da década de 1990. 

Essa medida foi uma forma de se ajustar à legislação vigente desde a Resolução 2.5554, que trata de Controles Internos do Conselho Monetário Nacional e a instituição da Lei 9.613/1998, também conhecida como Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro. 

Primeiramente, essa resolução e nova lei foram direcionadas para instituições financeiras. Porém, a partir do século XXI, o Compliance passou a se estender para outros setores corporativos.

Essa foi uma forma de alcançar novos objetivos que visam manter uma situação financeira sustentável, implementação de diretrizes sobre as condutas éticas por parte dos profissionais e evitar ao máximo qualquer tipo de lavagem de dinheiro.

Já no ano de 2014 foi promulgada a Lei 12.846/2014, denominada Lei Anticorrupção, em face à institucionalização de condutas éticas por parte da diretoria e todo o organograma dentro de qualquer empresa.

O objetivo principal quando se trata de Compliance é que as empresas cumpram a legislação de forma íntegra, e os funcionários sigam todas as normas e diretrizes aplicadas dentro de uma estrutura organizacional. 

Para isso, são aplicadas cartilhas personalizadas com base em um segmento ético nas tratativas em que as próprias empresas estabelecem. Com isso são apresentados dados como:

• Missão;
• Planejamento;
• Valores;
• Visão.

São pontos tratados no dia a dia da empresa, sempre prezando pela integridade e confiança depositadas no corpo diretor e em todas as equipes de trabalho, enfatizando a ética e os valores da corporação e sua cultura como um todo. 

Com isso, o programa de Compliance se transforma em um Programa de Integridade, pois a ética é levada a sério em todos os aspectos, visando averiguar a qualidade dos processos.

Em todos os casos, a empresa precisa manter a transparência em tudo que faz. Seguir as normas e legislações vigentes de forma transparente é uma atitude que reflete tanto de forma interna quanto para toda a sociedade.

Compliance para atendimento de normas e leis

A partir do momento que uma empresa adota o programa de Compliance, os objetivos passam a ser a garantia de permanência dentro das normas implementadas de maneira interna, e a legislação vigente, no aspecto externo.

Para aplicar esse programa em uma empresa de bobina plástica, ou qualquer outra organização que reúna um organograma operacional, é preciso identificar quais as necessidades que remetem ao compliance, e se há algum tipo de limitação ou condição antes de executar qualquer plano.

Dessa forma, é possível seguir 6 indicadores que promovem o programa de Compliance e fazem com ele seja empregado de maneira organizada e com a eficiência necessária.

1. Envolvimento de corpo diretor é essencial

O engajamento de diretores responsáveis por diferentes setores empresariais é essencial quando se trata da aplicação de um programa de compliance dentro do ambiente de trabalho.

Uma equipe responsável pelo projeto eletrico completo de um empreendimento imobiliário deve apresentar um orçamento completo sobre a mão de obra necessária, além das ferramentas e materiais que serão utilizados de forma clara e concisa. 

Com o envolvimento de um engenheiro elétrico como gestor de equipe e que vai acompanhar toda a obra, o compromisso como um líder se apresenta na forma de celeridade junto ao projeto como um todo.

Isso pode servir como comprometimento que pode se espalhar entre os funcionários, demonstrando um comprometimento desde a liderança até aqueles que são responsáveis pelos serviços práticos. 

2. Acesso total ao programa de compliance

É importante lembrar que o programa de compliance fundamentalmente está relacionado ao combate à corrupção em qualquer nível. 

Por isso a importância de se fazer presente na vida de funcionários e colaboradores em todos os aspectos, bem como acompanhar os fluxos de trabalho e arquivo de documentos. 

A necessidade de compra ou locação de um equipamento, por mais simples que seja todo o trâmite envolvido, precisa ser realizado de maneira transparente do início ao fim da tramitação comercial.

Caso seja preciso fazer uma pesquisa onde alugar maquinas de bebidas quentes para instalação no refeitório, a equipe responsável precisa fazer uma busca por fornecedores e verificar as condições orçamentárias e a relação custo-benefício que esse tipo de negociação propõe.

Sendo assim, devem ser seguidas todas as diretrizes estabelecidas dentro das regras da organização em que se encontra, além da legislação vigente que recorre à concorrência justa no mercado consumidor. 

3. Manutenção de documentos válidos e atualizados

A organização de documentos está centrada no setor administrativo de uma empresa, em que a burocracia é essencial para um programa de compliance ter sucesso longevo. 

Isso vale para uma empresa valet em São Paulo ou um escritório de advocacia em qualquer outro município do país, por todo o território nacional. 

A fiscalização de órgãos públicos e entidades de classe pode exigir toda a documentação de funcionamento, assim como a contratação de funcionários e toda a folha de pagamento.

Dessa forma, a manutenção dos documentos deve ser administrada de maneira eficiente, com toda a validade que se permite, além da atualização periódica, quando necessária. 

4. Treinamento e capacitação recorrente na empresa 

As empresas são dinâmicas, passam por mudanças de tempos em tempos, por diversas situações que, muitas vezes, estão fora do controle e precisam ser ajustadas de maneira adequada.

Essas mudanças podem estar relacionadas a mudança de diretoria, plano de carreira, ou mesmo demissão de funcionários. Até mesmo a tecnologia é uma variante que deve ser levada em consideração quando se trata de alterações em uma organização empresarial.

Uma empresa que realiza o transporte de carga seca e quer ampliar o mercado para abranger também carga viva precisa atualizar a equipe de trabalho. 

Isso exige aplicação de uma nova legislação, o que envolve a alteração dentro do programa de compliance.

Portanto, as empresas precisam ficar atentas quando há qualquer sinalização de mudança para que a legislação vigente esteja dentro do escopo do comprometimento, além das normas e diretrizes internas.

5. Aplicação de ouvidoria interna e externa 

Tanto no âmbito público quanto no particular, qualquer empreendimento precisa contar com um setor de ouvidoria. Isso pode funcionar tanto de forma interna quanto para denúncias externas. 

Assim, se a empresa oferece serviço de alpinismo industrial em Curitiba, além de trabalhar com todos os equipamentos regulares e profissionais devidamente treinados, um canal de comunicação efetivo com esses profissionais e as empresas contratantes precisa ser aberto.

Já em uma organização em que esses processos não estão claros e as atividades funcionam de maneira equivocada, ou sem os aparelhos de segurança obrigatórios, colocando a prática das tarefas em risco, isso precisa ser denunciado.

Esse canal de ouvidoria precisa ter como objetivo uma central de monitoramento sobre as ações propostas pelo programa de compliance e a adesão correta das práticas abordadas, seja pela instituição ou pelos colaboradores. 

Inclusive, até mesmo desvios de verba ou propostas que fogem da ética e transparência podem ser denunciados.

6. Direcionamento de ações conforme riscos

É preciso avaliar os riscos em relação ao que o programa de compliance propõe, permitindo um direcionamento das ações para atender à legislação vigente. 

Todas as empresas de portaria e controlador de acesso, por exemplo, devem contratar profissionais que entendam a importância de se manter íntegros em um ambiente que recebe entregas de terceiros e permite a entrada de pessoas em áreas residenciais e comerciais.

Isso significa que o suborno não é o único problema que fere a legislação que envolve a anticorrupção. Ela é muito mais abrangente e envolve diversas pessoas quando interpretadas no âmbito jurídico. 

Uma empresa que oferece ao colaborador a oportunidade de se especializar em um curso de guardião de piscina Rio de Janeiro precisa ter como ciência que isso se trata de investimento na própria empresa. 

O programa de compliance junto a todo o corpo diretor e organograma que envolve uma empresa segue a mesma lógica. Um investimento que visa reduzir ao máximo qualquer resquício de corrupção, transformando a empresa em um exemplo a ser seguido. 

Conclusão

A aplicação de um programa de Compliance precisa ser acompanhada do início ao fim por profissionais que entendam a importância e o conteúdo proposto. 

Por isso a participação de todos os funcionários, inclusive o corpo diretor, é imprescindível e necessário.

A equipe responsável pela implementação e acompanhamento do programa de Compliance deve monitorar todas as ações. 

Inclusive, a proposta inicial deve garantir a presença e ter continuidade natural ao que se propõe, que é evitar qualquer problema que fere as normas e leis vigentes.

Por fim, vale lembrar que esse programa permite o aumento da produtividade por parte dos funcionários e colaboradores, com tarefas sendo realizadas de maneira eficiente e até mesmo se tornando referência para o próprio mercado em que atua.

O programa de Compliance pode contar com programas e sistemas ERP, além de outras estratégias que utilizam recursos da tecnologia. 

Entretanto, o gerenciamento participativo e o envolvimento das equipes de trabalho é essencial para o sucesso do trabalho, bem como uma equipe especializada nessa verificação, evitando prejuízos e sanções, por exemplo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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