O que é Kanban e Como usar esse Método

E ai… você já sabe o que é Kanban, para que serve e como pode ajudar no seu fluxo de trabalho? Não?… Então leia este post até o final que deixei tudo explicado, separado por tópicos para ficar mais fácil para você entender!

O Kanban é um sistema visual para gerenciar o trabalho à medida que ele se move através de um processo. Kanban visualiza tanto o processo (o fluxo de trabalho) quanto o trabalho real que passa por esse processo. O objetivo do Kanban é identificar potenciais gargalos no processo e resolvê-los para que o trabalho possa se mover pelo processo de forma econômica e com velocidade ou rendimento otimizado.

CURIOSIDADE – Kanban, também escrito “kamban” em japonês, traduzido como “prateleira” (em chinês) significa “capacidade disponível (para trabalho)”. Kanban é um conceito relacionado à produção enxuta e just-in-time (JIT), onde é utilizado como um sistema de programação que indica ou que produzir, quando produzir e quanto produzir.

Definição

O método Kanban é um meio para projetar, gerenciar e melhorar os sistemas de fluxo de trabalho do conhecimento. O método também permite que as organizações iniciem seu fluxo de trabalho existente e façam mudanças evolutivas. Eles podem fazer isso observando seu fluxo de trabalho, limitando o trabalho em andamento (ver-serra) e parando o início e o início do acabamento.

O Método Kanban deve seu nome ao uso de mecanismos de sinalização visual Kanban para monitorar os trabalhos em andamento para produtos de trabalho imateriais.

Também conhecido como

Um termo geral para sistemas que utilizam o método Kanban é fluxo, que indica que o trabalho flui continuamente através do sistema em vez de ser organizado em períodos de tempo separados.

Quando apropriado

Kanban pode ser usado em qualquer ambiente de trabalho de conhecimento, e é especialmente aplicável em situações em que o trabalho vem de forma imprevisível e/ou quando você deseja distribuir o trabalho assim que ele é concluído, em vez de esperar por outros itens de trabalho.

Valor

• As equipes que utilizam o Kanban para melhorar os serviços que prestam utilizam os seguintes valores:
• A transparência no compartilhamento de informações de forma aberta e em termos claros e simples melhora o fluxo de valor comercial.
• Aspectos, pontos de vista e capacidades diferentes devem ser equilibrados para alcançar a eficácia.
• Colaboração-Kanban foi criado para melhorar a forma como as pessoas trabalham juntas.
• Os sistemas Customer-Kanban são projetados para atender os clientes de salas de espera para otimizar os clientes externos ao sistema, mas isso é interno ou externo à organização onde o sistema está localizado.
• Fluxo – o trabalho é um fluxo contínuo ou episódico de valor.
• A liderança (a capacidade de inspirar outros a agir através do exemplo, da palavra e do pensamento) é necessária em todos os níveis para alcançar uma melhoria contínua e fornecer valor.
• Para avançar e melhorar, é necessário compreender o ponto de partida, individual e organizacional.
• Acordar – todos os participantes de um sistema estão comprometidos com a melhoria e concordam em trabalhar juntos para atingir os objetivos, respeitando e abordando as diferenças de opinião e abordagem.
• Apreciação, compreensão e consideração pelas pessoas.

Princípios

Princípios para a gestão da mudança

Kanban é estruturado para abordar a tendência humana de resistir à mudança.

• Comece com o que você está fazendo agora: entenda os processos atuais como praticados hoje e respeite os papéis, responsabilidades e cargos existentes.
• Concordar com a busca de melhorias através da mudança evolutiva.
• Promover a liderança a todos os níveis.

Princípios de prestação de serviços

Esses princípios reconhecem que as organizações são um conjunto interdependente de serviços e que o foco deve estar no trabalho, não nas pessoas que o fazem.

• Compreensão e foco nas necessidades e expectativas do cliente.
• Gerencie o trabalho; deixe as pessoas se organizarem ao seu redor.
• Desenvolver políticas para melhorar os resultados do cliente e do negócio.

Práticas

As práticas a seguir são atividades essenciais para gerenciar um sistema kanban.

Visualizar

Os sistemas kanban usa mecanismos como o painel KANBAN para visualizar o trabalho e o processo pelo qual você está passando. Para tornar a visualização o mais eficaz possível, você precisa exibir.

• Em que ponto do processo uma equipe que trabalha em um serviço concorda em executar um item de trabalho específico (ponto de compromisso).
• Em que ponto do processo, o equipamento e o item de trabalho para um cliente (ponto de entrega).
• Política que determina qual trabalho deve existir em um determinado estágio.
• Limites WIP.

Limitar o trabalho em andamento

Ao definir limites na quantidade de trabalho em andamento em um sistema e usar esses limites para orientar quando novos itens são lançados, você pode suavizar o fluxo de trabalho e reduzir os tempos de entrega, melhorar a qualidade e entregar com mais frequência.

Gerenciar o fluxo

O fluxo de trabalho em um serviço deve maximizar o valor da entrega, minimizar os prazos de entrega e ser o mais previsível possível. As equipes usam controle empírico por meio de transparência, inspeção e ajuste para equilibrar esses objetivos potencialmente conflitantes. Um aspecto importante do gerenciamento de energia é identificar e abordar gargalos e bloqueios.

Tornar explícita a política

Políticas explícitas ajudam a explicar um processo que vai além de listar os diferentes estágios do fluxo de trabalho. As políticas devem ser escassas, simples, bem definidas, visíveis, sempre implementadas e facilmente modificadas por aqueles que trabalham no serviço. Exemplos de políticas são: limites de WIP, alocação de capacidade, definição de fato e outras regras para itens de trabalho que existem em diferentes estágios do processo.

Implementação de loops de feedback

Loops de feedback são um elemento essencial em qualquer sistema que se concentre na mudança evolutiva. Os loops de feedback usados no Kanban são descritos na seção ciclo de vida.

Melhorar a colaboração, evoluir experimentalmente

O Kanban começa com o processo como existe atualmente e aplica melhorias contínuas e incrementais em vez de tentar alcançar um objetivo final predeterminado.

Funções

Dada a abordagem do Kanban para iniciar seu processo existente e desenvolvê-lo, não há funções explicitamente necessárias ao contratar o Kanban. Use as funções que você tem atualmente em sua equipe.

Na prática, surgiram duas funções que servem a um determinado propósito. Essas funções provavelmente serão desempenhadas por alguém em uma função existente, conforme mencionado abaixo.

Gerente de solicitação de serviço

Ele compreende as necessidades e expectativas dos clientes e facilita a seleção e a ordem dos itens de trabalho na reunião de plug-in. Essa função geralmente é executada por um gerente de produto, proprietário de produto ou gerente de serviço.

Gerente de entrega de serviços

É responsável pelo fluxo de trabalho para a entrega de itens selecionados aos clientes. Facilita o planejamento de reuniões e entregas Kanban. Outros nomes para essa função são flow manager, delivery manager ou flow master.

Ciclo de vida

Como os elementos de trabalho tendem a fluir através de um sistema kanban em um fluxo de uma parte, e cada sistema é diferente em termos das fases de seu fluxo de trabalho, a melhor maneira de descrever o ciclo de vida do método Kanban é através dos loops de feedback relevantes.

Quais são loops de feedback (cadências)?

Análise da estratégia (trimestral)

Selecione os Serviços a serem prestados e o contexto em que esses serviços são apropriados.

Revisão das operações (mensal)

Entenda o equilíbrio entre os serviços, incluindo a implementação de pessoas e recursos para maximizar o valor.

Análise de risco (mensal)

Compreender e responder aos riscos do serviço

Revisão da prestação de serviços (quinzenal)

Examinar e melhorar a eficácia de um serviço. É semelhante a uma retrospectiva destinada a melhorar o sistema Kanban.

Reunião de reposição (semanal)

Identifique os itens em que a equipe trabalhará e determine quais itens de trabalho podem ser selecionados. Isso é análogo a uma reunião de planejamento para um sprint ou uma iteração.

A reunião kanban (diária)

A equipe que trabalha em um serviço coordena suas atividades para o dia. Isso é análogo a um standup diário.

Reunião de planejamento de entrega (por cadência de entrega)

Acompanhamento e planejamento de entregas a clientes.

Gostou do artigo até aqui?… Então veja esta dica que guardamos para o final…

Como aproveitar ao máximo a adoção do Kanban

Seguindo estes quatro princípios fundadores do Kanban, as equipes poderão colher todos os benefícios desta metodologia.

1. Comece com o que você faz agora
   Kanban não é uma metodologia de ciclo de vida de desenvolvimento de software ou uma abordagem de gerenciamento de projetos. Isso requer que alguns processos já estejam em vigor para que o Kanban possa ser aplicado para mudar gradualmente o processo subjacente.

As equipes não têm que fazer mudanças imediatas no processo. Com a implementação do Kanban, você supera as ineficiências e depois muda gradualmente seu processo enquanto coleta dados e métricas sobre seu fluxo de trabalho atual e eficiência da equipe.

2. Aceitar mudanças incrementais e evolutivas
   Uma característica desejável do Kanban é que ele não introduz ou requer mudanças radicais. As mudanças incrementais permitem menor resistência dos membros da equipe e da organização, fazendo com que as mudanças positivas se manifestem mais rapidamente.
3. Respeitar o processo atual, funções, responsabilidades e títulos
   A implementação do Kanban não requer uma mudança nas funções e responsabilidades da equipe ou a imposição de títulos. Como mencionado no primeiro princípio. Também não requer uma mudança imediata no processo. Cabe à equipe decidir quais papéis seriam úteis para seu processo e quando uma mudança é necessária. Como o segundo princípio, isto permite que as equipes digiram as mudanças facilmente, pois são mais manejáveis e menos intimidadoras.
4. Encorajar atos de liderança em todos os níveis
   Uma coisa que Kanban amplifica é a responsabilidade. medida que os dados do processo e o progresso do trabalho se tornam transparentes, as equipes devem assumir a responsabilidade pela implementação das mudanças. A iniciativa ou diretriz não tem que vir de um líder ou gerente de equipe. Todos os membros da equipe são encorajados a contribuir com idéias e liderar iniciativas de melhoria de processos para melhorar continuamente a maneira como trabalham e, conseqüentemente, seus produtos e serviços.

Este artigo lhe foi útil? então nos deixe saber sua opinião, para que possamos produzir mais conteúdos relevantes para o seu conhecimento e deixe seu comentário.

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Stakeholder | Definição de Stakeholder por Elephantine

O que vou encontrar no post :

• O que é um stakeholder?
• Compreendendo os stakeholders
• Exemplo de um stakeholder interno
• Exemplo de um grupo de stakeholders externos
• Questões dos stakeholders
• Stakeholders vs. Shareholders (acionistas)
• Perguntas mais freqüentes
  • Quais são os exemplos de stakeholders?
  • Por que os stakeholders são importantes?
  • Os stakeholders e os shareholders (acionistas) são os mesmos?

O que é um stakeholder?

Stakeholders

Um stakeholder é uma parte que tem um interesse em uma empresa e pode influenciar ou ser influenciada por ela. As principais stakeholders de uma empresa típica são seus investidores, funcionários, clientes e fornecedores. Entretanto, com um foco crescente na responsabilidade social corporativa, o conceito se expandiu para incluir comunidades, governos e associações empresariais.

PRINCIPAIS CONCLUSÕES:

• Um stakeholder tem um interesse criado em um negócio e pode influenciar ou ser influenciada pelas operações e desempenho de um negócio.
• Os stakeholders típicos são investidores, funcionários, clientes, fornecedores, comunidades, governos ou associações empresariais.
• Os stakeholders de uma entidade podem ser tanto internos quanto externos à organização.

Compreendendo os stakeholders

Os stakeholders podem ser internos ou externos à organização. Os stakeholders internos são pessoas cujo interesse em uma empresa deriva de um relacionamento direto como gestão de projetos, emprego, propriedade ou investimento. Os stakeholders externos são aqueles que não trabalham diretamente com a empresa, mas que são afetadas de alguma forma pelas ações e resultados da empresa. Os fornecedores, credores e grupos públicos são considerados stakeholders externos.

Exemplo de um stakeholder interno

Os investidores são stakeholders que são significativamente influenciados pela empresa parceira e seus resultados. Se, por exemplo, uma empresa de capital de risco decidir investir 5 milhões em uma tecnologia start-up em troca de 10% das ações e uma alavancagem significativa, a empresa se torna um stakeholder interno da start-up. O retorno do investimento da empresa de capital de risco depende do sucesso ou do fracasso da empresa, o que significa que a empresa tem um interesse declarado.

Exemplo de um grupo de stakeholders externos

Os stakeholders externos, ao contrário dos stakeholders internos, não têm uma relação direta com a empresa. Ao contrário, um stakeholder externo é geralmente uma pessoa ou organização afetada pelas operações da empresa. Quando uma empresa excede o limite de emissão de carbono permitido, por exemplo, a cidade onde a empresa está localizada é considerada um stakeholder externo porque é afetada pelo aumento da poluição.

Por outro lado, as partes interessadas externas às vezes podem ter um efeito direto sobre uma empresa sem uma ligação clara com a empresa. O governo, por exemplo, é uma parte interessada externa. Quando o governo inicia mudanças na política de emissões de carbono, a decisão afeta as operações comerciais de qualquer entidade com níveis mais altos de carbono.

Questões dos stakeholders

Um problema comum para empresas com múltiplos stakeholders é que seus interesses podem não coincidir. De fato, os interesses podem estar em conflito direto. Por exemplo, o principal objetivo de uma empresa, do ponto de vista de seus shareholders (acionistas) ou gestores de projetos, é maximizar os lucros e aumentar o valor para os shareholders (acionistas). uma vez que os custos de mão-de-obra são inevitáveis para a maioria das empresas, uma empresa pode tentar manter esses custos sob rígido controle. Isto corre o risco de perturbar outro grupo de interessados, os trabalhadores. As empresas mais eficientes gerenciam com sucesso os interesses e expectativas de todos os seus participantes.

Stakeholders vs. Shareholders (acionistas)

Os stakeholders estão vinculadas a uma empresa por algum tipo de interesse pessoal, geralmente por um prazo mais longo e por razões de necessidade. Enquanto isso, um shareholder (acionista) tem um interesse financeiro, mas um shareholder (acionista) pode vender uma ação e comprar ações diferentes ou manter os lucros em dinheiro; eles não têm uma necessidade de longo prazo para a empresa e podem sair a qualquer momento.

Por exemplo, se uma empresa tem um desempenho financeiro ruim, os fornecedores da cadeia de fornecimento dessa empresa podem sofrer se a empresa limitar a produção e não utilizar mais seus serviços. Da mesma forma, os funcionários da empresa podem perder seus empregos. Entretanto, os shareholders (acionistas) da empresa podem vender suas ações e limitar suas perdas.

Perguntas mais freqüentes

Quais são os exemplos de stakeholders?

Exemplos de stakeholders importantes para uma empresa incluem seus shareholders (acionistas), clientes, fornecedores e funcionários. Algumas dessas stakeholders, tais como os shareholders (acionistas) e os funcionários, são internas à empresa. Outros, tais como os clientes e fornecedores da empresa, são externos à empresa, mas são afetados pelas ações da empresa. Atualmente, tornou-se mais comum falar sobre uma gama mais ampla de partes interessadas externas, como o governo dos países onde a empresa opera, ou mesmo o público em geral.

Por que os stakeholders são importantes?

Os stakeholders são importantes por uma série de razões. Para os stakeholders internos, eles são importantes porque as operações da empresa dependem de sua capacidade de trabalhar em conjunto em prol dos objetivos da empresa. Os stakeholders externos, por outro lado, podem afetar o negócio indiretamente. Por exemplo, os clientes podem mudar seus hábitos de compra, os fornecedores podem mudar suas práticas de fabricação e distribuição com uma ferramenta conhecida como análize swot, e os governos podem modificar as leis e regulamentações. Em última instância, o gerenciamento das relações com os stakeholders internos e externos é a chave para o sucesso de uma empresa a longo prazo.

Os stakeholders e os shareholders (acionistas) são os mesmos?

Embora os shareholders (acionistas) sejam um tipo importante de stakeholders, eles não são os únicos interessados. Exemplos de outros stakeholders que incluem funcionários, clientes, fornecedores, governos e o público em geral. Nos últimos anos, tem havido uma tendência para pensar mais amplamente sobre quem constituem os stakeholders de uma empresa.

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O que é EAP (Estrutura Analítica do Projeto)?

A divisão do trabalho em tarefas menores é uma técnica comum de produtividade utilizada para tornar o trabalho mais manejável e acessível. Para projetos, a Work Breakdown Structure (WBS) é a ferramenta que utiliza esta técnica e é um dos mais importantes documentos de gerenciamento de projetos. Integra as linhas de base de escopo, custo e cronograma, assegurando que os planos do projeto sejam alinhados.

O que vou encontrar no post :

• Estrutura do trabalho com base nos resultados finais
• Estrutura do trabalho por fase
• Como criar uma estrutura de trabalho
• Como utilizar uma estrutura de trabalho

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O Project Management Institute (PMI) Project Management Book of Knowledge (PMBOK) define a estrutura de desagregação do trabalho como uma “desagregação hierárquica, orientada para resultados, do trabalho a ser realizado pela equipe do projeto”. “Existem dois tipos de EAP: 1) baseado em produtos e 2) baseado em fases. A abordagem mais comum e preferida é a abordagem baseada em produtos a serem entregues. A principal diferença entre as duas abordagens são os elementos identificados no primeiro nível do EAP.

Estrutura do trabalho com base nos resultados finais

Uma estrutura de decomposição do trabalho baseada em Deliverables demonstra claramente a relação entre os deliverables do projeto (ou seja, resultados, serviços ou resultados) e o escopo (ou seja, o trabalho a ser realizado). A figura 1 é um exemplo de um EAP baseado em produtos para a construção de um projeto. A figura 2 primeiro nível corresponde ao nome do projeto, o segundo às fases que o constituem e o último aos pacotes de trabalho.

FIGURA 1 – ESTRUTURA DE TRABALHO COM BASE NOS RESULTADOS FINAIS

Na Figura 1, os elementos de nível 1 são descrições resumidas dos produtos a serem entregues. Os elementos de nível 2 de cada seção do EDT são todos os produtos únicos necessários para criar o respectivo produto de nível 1.

Estrutura do trabalho por fase

Na Figura 2, uma WBS baseada em fases, Nível 1 tem cinco elementos. Cada um desses elementos são fases típicas de um projeto. Os elementos de nível 2 são os resultados únicos de cada fase. Independentemente do tipo de EAP, os elementos de nível inferior são todos entregáveis. Note que elementos de vãos diferentes têm o mesmo nome. Uma WBS baseada em fases exige que o trabalho associado a múltiplos elementos seja dividido no trabalho individual de cada elemento de nível 1. Um dicionário WPS é criado para descrever o trabalho de cada elemento.

FIGURA 2 – ESTRUTURA DA ESTRUTURA DO TRABALHO POR FASES

Uma boa WBS é simplesmente aquela que torna o projeto mais gerenciável. Cada projeto é diferente, cada gerente de projeto é diferente e cada WBS é diferente. Portanto, a EAP correta é a que melhor responde à pergunta: “Qual estrutura torna o projeto mais gerenciável?”.

Como criar uma estrutura de trabalho

Uma boa estrutura de trabalho é criada através de um processo iterativo, seguindo estas etapas e diretrizes

COLETAR DOCUMENTOS CRÍTICOS

1. Coleta de documentos críticos do projeto.
2. Identificar o conteúdo que contém os resultados finais do projeto, por exemplo, a carta do projeto, a declaração de escopo e os sub-planos do plano de gerenciamento do projeto (PMP).

IDENTIFICAR OS MEMBROS-CHAVE DA EQUIPE

1. Identificar os membros certos da equipe do projeto.
2. Analisar os documentos e identificar os resultados finais.

DEFINIR ELEMENTOS DE NÍVEL 1

1. Definir elementos de nível 1. Os elementos de nível 1 são descrições resumidas dos resultados que devem capturar 100% do escopo do projeto.
2. Verificar que 100% do escopo seja capturado. Esta exigência é comumente referida como a regra dos 100%.

ELEMENTOS DE DECOMPOSIÇÃO

1. O processo de decomposição dos produtos de nível 1 em produtos únicos de nível inferior começa. Esta técnica de “decomposição” é chamada Decomposição.
2. Continuar a decompor o trabalho até que o trabalho coberto por cada elemento seja gerenciado por uma única pessoa ou organização. Certifique-se de que todos os elementos sejam mutuamente exclusivos.
3. Pergunte-se se uma decomposição adicional tornaria o projeto mais manejável. Se a resposta for “não”, o EAP está concluída.

CRIAR O DICIONÁRIO WBS

1. Definir o conteúdo do Dicionário da EAP . O dicionário EAP é uma descrição narrativa da obra que inclui cada elemento da EAP. Os elementos de nível mais baixo na EAP são chamados de pacotes de trabalho.
2. Criar descrições do dicionário EAP no nível do pacote de trabalho com detalhes suficientes para garantir que 100% do escopo do projeto seja coberto. As descrições devem incluir informações tais como limites, marcos, riscos, proprietário, custos, etc.

CRIAÇÃO DO CALENDÁRIO DE GRÁFICOS DE GANTT

1. Dividir os pacotes de trabalho em atividades, conforme apropriado.
2. Exportar ou entrar na estrutura de decomposição do trabalho em um diagrama de Gantt para planejamento e acompanhamento do projeto.

Atenção: É possível interromper o trabalho em demasia. Quanto é demais? Como a coleta, análise e relatório de dados de tempo e custo estão relacionados à EAP, uma EAP muito detalhada pode exigir muito esforço desnecessário para gerenciar.

Há muitas ferramentas de software WBS. Alguns deles são baseados em mapas mentais e outros são ferramentas de desenho. Você pode ler sobre estas ferramentas nesta revisão do software WBS.

Aqui está um exemplo sobre EAP ou WBS:

Como utilizar uma estrutura de trabalho

A estrutura de trabalho é utilizada para muitas coisas diferentes. Inicialmente, serve como uma ferramenta de planejamento para ajudar a equipe do projeto a planejar, definir e organizar o escopo com os produtos a serem entregues. A EAP também é utilizado como a principal fonte de planejamento e de estimativa de custos. Mas sua maior contribuição ao projeto é sua utilização como descrição de todo o trabalho e como ferramenta de monitoramento e controle.

PACOTES DE TRABALHO

A figura 3 mostra a estrutura de trabalho do projeto da casa estendida aos elementos de nível 1, 2 e 3. Os níveis mais baixos de cada perna e ramo da EAP são chamados de pacotes de trabalho. Os pacotes de trabalho cobrem informações sobre o produto a ser entregue, tais como proprietário, marcos, durações, recursos, riscos, etc. Estas informações estão descritas no Dicionário EAP.

PACOTES DE PLANEJAMENTO

Há outro tipo de pacote de trabalho chamado pacote de planejamento. Quando o plano de gerenciamento do projeto é aprovado, o escopo é conhecido, mas não necessariamente todos os detalhes. Para aplicar a regra de 100% e capturar todo o escopo, são criados pacotes de planejamento. Entende-se que à medida que os detalhes são definidos, os pacotes de planejamento acabam se tornando pacotes de trabalho. No projeto da casa, o gerente de projeto sabe que a casa terá acessórios, mas no momento em que a construção começa, há apenas uma alocação de acessórios e eles não foram identificados. Uma vez que as instalações tenham sido determinadas, o pacote de planejamento associado torna-se um pacote de trabalho. Este processo de planejamento é chamado de “Planejamento de Ondas Rolantes” e é um processo progressivo.

FIGURA 3 – WBS PACOTES DE TRABALHO E CONTAS DE CONTROLE

CONTAS DE CONTROLE

A outra aplicação da EAP é como uma ferramenta de monitoramento e controle. Isto é conseguido através da definição de contas de controle. As contas de controle são elementos da EAP onde o projeto planeja monitorar e informar sobre o desempenho. O controle de contas pode ser qualquer elemento da EAP. No projeto 1, o gerente do projeto decide que os riscos do projeto associados ao uso de subcontratados podem ser melhor gerenciados se o projeto informar sobre o desempenho de cada subcontratado. Para monitorar seu desempenho, os itens 3.1, 3.2 e 3.3 foram identificados como contas de controle. Entretanto, o restante do trabalho dos Elementos 1.0 e 2.0 será feito por recursos da empresa com menor risco e o projeto não considera o monitoramento e o controle como necessários nos níveis inferiores. Para facilitar o monitoramento e a elaboração de relatórios, ferramentas de gerenciamento de projetos são utilizadas para coletar, analisar e relatar quaisquer elementos da EAP.

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O que é ANÁLIZE SWOT e como fazê-lo certo em 2021

Uma análise SWOT é uma ferramenta incrivelmente simples, mas poderosa para ajudá-lo a desenvolver sua estratégia comercial, quer você esteja criando um novo negócio ou liderando um negócio já existente.

O que é uma análise SWOT?

SWOT significa força, fraqueza, oportunidades e ameaças.

Os pontos fortes e fracos são internos ao seu negócio, coisas sobre as quais você tem algum controle e que podem mudar. Por exemplo, quem está em sua equipe, suas patentes e propriedade intelectual e sua posição.

Oportunidades e ameaças são externas: coisas que acontecem fora de sua empresa, no mercado mais amplo. Você pode agarrar oportunidades e se proteger de ameaças, mas não pode mudá-las. Exemplos incluem concorrentes, preços de commodities e tendências de compra dos clientes.

Uma análise SWOT organiza seus principais pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças em uma lista organizada e geralmente é apresentada em uma grade simples dois por dois.

Por que fazer uma análise SWOT?

Quando você dedica um tempo para fazer uma análise SWOT, você tem uma estratégia sólida para priorizar o trabalho que você precisa fazer para fazer crescer seu negócio.

Você pode pensar que já sabe tudo o que precisa fazer para ter sucesso, mas uma análise SWOT o forçará a olhar para seus negócios de novas maneiras e em novas direções. Você analisará seus pontos fortes e fracos e como utilizá-los para explorar as oportunidades e ameaças que existem em seu mercado.

Quem deve fazer uma análise SWOT?

Para que uma análise SWOT seja eficaz, os fundadores e líderes da empresa devem estar profundamente envolvidos. Esta não é uma tarefa que possa ser delegada a outros.

Entretanto, a administração da empresa também não deve fazer o trabalho sozinha. Para obter melhores resultados, é aconselhável reunir um grupo de pessoas que tenham perspectivas diferentes sobre a empresa. Selecione pessoas que possam representar diferentes aspectos de seu negócio, desde vendas e atendimento ao cliente até marketing e desenvolvimento de produtos. Todos devem sentar-se à mesa.

As empresas inovadoras também olham para fora de suas fileiras internas ao realizar análises SWOT e obter informações dos clientes para adicionar sua voz única ao mix.

Se você mesmo está começando ou dirigindo um negócio, você também pode fazer uma análise SWOT. Reúna opiniões adicionais de amigos que conhecem um pouco de seu negócio, de seu contador ou mesmo de vendedores e fornecedores. A chave é obter múltiplos pontos de vista.

As empresas existentes podem usar a análise SWOT para avaliar sua situação atual e determinar uma estratégia para seguir adiante. Mas lembre-se que as coisas estão mudando constantemente e é aconselhável reavaliar sua estratégia, começando com uma nova análise SWOT a cada seis a 12 meses.

Para empresas iniciantes, a análise SWOT é parte do processo de planejamento comercial. Ele o ajudará a codificar uma estratégia para que você possa começar com o pé direito e saber a direção que deseja tomar.

Como fazer uma análise SWOT da maneira correta

Como eu disse acima, você quer reunir uma equipe de pessoas para trabalhar em uma análise SWOT. Mas não é necessário um dia inteiro de retiro para fazer isso. Uma hora ou duas deve ser mais do que suficiente.

1. Reunindo as pessoas certas
   Reúna pessoas de diferentes partes de sua empresa e certifique-se de ter representantes de cada departamento e equipe. Você descobrirá que grupos diferentes dentro de sua empresa terão perspectivas totalmente diferentes que serão cruciais para que sua análise SWOT seja bem sucedida.
2. Atire suas idéias na parede
   Fazer uma análise SWOT é semelhante a reuniões de brainstorming e há maneiras certas e erradas de fazê-las. Sugiro dar a todos um bloco de notas pegajoso e fazer com que todos gerem idéias por conta própria para que as coisas comecem. Isto impede que se pense em grupo e assegura que todas as vozes sejam ouvidas.

Após cinco a dez minutos de brainstorming privado, coloque todas as notas pegajosas na parede e reúna idéias semelhantes. Permitir que qualquer pessoa acrescente notas adicionais neste ponto se a idéia de outra pessoa desencadear um novo pensamento.

3. Ordenar as idéias
   Uma vez que todas as idéias estejam organizadas, é hora de resolvê-las. Eu gosto de usar um sistema de votação onde todos recebem cinco ou dez “votos” que podem distribuir como quiserem. Pontos pegajosos em diferentes cores são úteis para esta parte do exercício.

Com base no exercício de votação, você deve ter uma lista prioritária de idéias. Naturalmente, a lista está agora para discussão e debate, e alguém na sala deve ser capaz de fazer a chamada final sobre a prioridade. Este é geralmente o CEO, mas poderia ser delegado a outra pessoa responsável pela estratégia comercial.

Recomendamos que você acompanhe este processo de geração de idéias para cada um dos quatro quadrantes de sua análise SWOT: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Perguntas que podem ajudar a inspirar sua análise
Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer à sua equipe ao construir sua análise SWOT. Estas perguntas podem ajudar a explicar cada seção e estimular o pensamento criativo.

Leia também : O QUE É UM PROJETO? – DEFINIÇÃO E CARACTERÍSTICAS CHAVE

Pontos fortes

Os pontos fortes são atributos internos e positivos de sua empresa. Estas são coisas que estão sob seu controle.

• Quais processos comerciais são bem sucedidos?
• Que recursos vocês têm em suas equipes? (ou seja, conhecimento, educação, rede, habilidades e reputação)
• Que bens físicos você possui, tais como clientes, equipamentos, tecnologia, dinheiro e patentes?
• Que vantagens competitivas você tem sobre seus concorrentes?

Pontos fracos

As fraquezas são fatores negativos que diminuem suas forças. Estas são coisas que você pode precisar melhorar para ser competitivo.

• Há coisas que sua empresa precisa para ser competitiva?
• Quais processos comerciais precisam ser melhorados?
• Existem ativos tangíveis que sua empresa precisa, como dinheiro ou equipamentos?
• Há lacunas em sua equipe?
• Sua posição é ideal para seu sucesso?
• Oportunidade
• As oportunidades são fatores externos em seu ambiente de negócios que provavelmente contribuirão para seu sucesso.
• Seu mercado está crescendo e há tendências que incentivarão as pessoas a comprar mais do que você está vendendo?
• Existem eventos que sua empresa pode aproveitar para fazer crescer o negócio?
• Há mudanças nos regulamentos que podem ter um impacto positivo em seu negócio?
• Se seu negócio está em pleno andamento, os clientes pensam muito bem de você?

Ameaças

As ameaças são fatores externos sobre os quais você não tem controle. Você deve considerar a criação de planos de contingência para lidar com eles se eles ocorrerem.

• Você tem concorrentes em potencial que podem entrar em seu mercado?
• Os fornecedores sempre serão capazes de fornecer as matérias-primas de que você precisa, aos preços que você precisa?
• Os futuros desenvolvimentos tecnológicos podem mudar a maneira como você faz negócios?
• O comportamento do consumidor está mudando de uma forma que poderia afetar negativamente seu negócio?
• Existem tendências de mercado que podem se tornar uma ameaça?

Análise SWOT da amostra

Para ajudá-lo a entender melhor como é a amostra SWOT, vamos dar uma olhada em UPer Crust Pies, um café especializado em tortas de carne e frutas. Eles vendem tortas quentes, prontas para comer e opções de take-home congeladas, bem como uma variedade de saladas e bebidas frias.

A empresa está planejando abrir sua primeira loja e está muito focada no desenvolvimento de um modelo de negócios que facilitará sua rápida expansão e abrirá a possibilidade de franquia. Esta é a aparência que sua análise SWOT pode ter:

Análise SWOT das tortas de côdea Uper

Tortas de crosta Uper Exemplo de análise SWOT

Como usar a análise SWOT?
Uma vez concluída a análise SWOT, você está pronto para transformá-la em uma verdadeira estratégia. Afinal de contas, o exercício é sobre o desenvolvimento de uma estratégia que você pode trabalhar nos próximos meses.

O primeiro passo é analisar seus pontos fortes e descobrir como você pode utilizá-los para explorar suas oportunidades. Em seguida, estude como seus pontos fortes podem combater as ameaças no mercado. Use esta análise para criar uma lista de ações que você pode realizar.

Com sua lista de ações em mãos, observe o calendário de sua empresa e comece a colocar metas (ou marcos) nela. O que você quer alcançar em cada trimestre (ou mês) em diante?

Também sugerimos que você faça isso analisando como as oportunidades externas poderiam ajudá-lo a combater suas fraquezas internas. Você também pode minimizar essas fraquezas para evitar as ameaças que você identificou?

Mais uma vez, você terá uma lista de ações que você desejará priorizar e planejar.

UPer Crust Pies – Potencial Estratégias para o Crescimento

De volta ao exemplo UPer Crust Pies : Com base em sua análise SWOT, aqui estão algumas estratégias potenciais de crescimento que o ajudarão a pensar em como traduzir sua SWOT em metas acionáveis.

Investidores da pesquisa. Uper Crust Pies poderiam investigar opções para levantar capital.
Criar um plano de marketing. Como Uper Crust Pies quer implementar uma estratégia de marketing específica – visando famílias que trabalham, enfatizando que sua opção de jantar é saudável e prática – a empresa deve desenvolver um plano de marketing.
Plano para uma grande abertura. Uma peça chave desse plano de marketing será a grande abertura da loja e as estratégias promocionais necessárias para que o mercado alvo do Uper Crust Pies entre pela porta.

Próximos passos com a análise SWOT

Com seus objetivos e ações em mãos, você terá percorrido um longo caminho para completar um plano estratégico para seu negócio. Eu gosto de usar a metodologia de planejamento enxuto para planos estratégicos e planejamento comercial regular. As ações geradas por sua análise SWOT se encaixarão perfeitamente nos marcos de seu plano Lean e lhe fornecerão uma base concreta a partir da qual você poderá desenvolver seus negócios. Você pode baixar gratuitamente nosso modelo de plano Lean para ajudá-lo a começar.

Se você tem mais idéias sobre como a análise SWOT pode ajudar seu negócio e como ela se encaixa no seu planejamento empresarial regular, eu adoraria ouvir de você. Você pode nos encontrar no Twitter @Elephan51101311.

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