Gestão de Demandas, o que é e como fazer?

A gestão de demandas é um componente essencial dentro de qualquer empresa, independente do ramo ou do tamanho.

Pensando em ajudar fizemos este artigo, sobre algo tão importante e que mutas vezes passa despercebido, a gestão de demandas abrange a estratégia e as práticas utilizadas para compreender, planejar, priorizar e atender às demandas dos clientes, colaboradores e partes interessadas de forma eficiente e eficaz.

Uma gestão de demandas bem-executada pode resultar em maior satisfação do cliente, uso otimizado dos recursos e uma vantagem competitiva significativa.

Por isso, ao longo deste artigo exploraremos em detalhes o conceito de gestão de demandas, como implementá-la e a importância de sua aplicação nos negócios.

O que é gestão de demandas?

Acima você viu que é algo de extrema importância, mas como colocar em prática? Confira!

A gestão de demandas refere-se à abordagem estruturada para lidar com as solicitações, necessidades e expectativas dos clientes, funcionários e outras partes interessadas.

Isso engloba todas as demandas que a empresa pode enfrentar, desde a demanda por produtos ou serviços até as internas por recursos, suporte e processos aprimorados.

A essência da gestão de demandas reside em gerenciar essas solicitações de forma a otimizar a alocação de recursos e garantir a satisfação dos stakeholders.

Desse modo, o contexto dos clientes, a gestão de demandas envolve a compreensão profunda das necessidades do mercado, a coleta de feedback constante e a adaptação ágil para oferecer produtos ou serviços que atendam ou superem as expectativas.

Internamente, a gestão de demandas lida com a coordenação e alocação eficiente de recursos, priorizando projetos e iniciativas que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

Então, como fazer a gestão de demandas?

Que a gestão é um processo já sabemos, para entendermos melhor não podemos deixar de dizer que é um processo que requer uma abordagem estruturada e um conjunto de práticas bem definidas.

Portanto, abaixo você encontro os passos necessários para implementar a gestão de demandas de maneira eficaz:

Compreensão das demandas

O primeiro passo para a gestão é adquirir um entendimento profundo das diferentes demandas que a empresa enfrenta.

Isso inclui demandas de clientes, colaboradores, fornecedores e outras partes interessadas. A coleta de dados qualitativos e quantitativos, como pesquisas, análises de mercado e feedback direto, é fundamental para essa fase.

Classificação e priorização

Nem todas as demandas têm a mesma importância ou urgência. Classificar e priorizar as demandas é crucial para garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficaz.

A matriz de priorização, que considera fatores como impacto e esforço necessários, pode ser uma ferramenta valiosa nesse estágio.

Planejamento e alocação de recursos

Com as demandas classificadas, é hora de planejar como alocar os recursos necessários para atendê-las.

Isso envolve a distribuição de pessoal, orçamento e tempo de acordo com as prioridades estabelecidas. A capacidade atual da organização também deve ser levada em consideração.

Definição de processos

É essencial estabelecer processos claros para lidar com as diferentes demandas. Isso inclui fluxos de trabalho para avaliação, aprovação e execução de projetos ou solicitações.

Ter processos bem definidos ajuda a evitar a confusão e a garantir que as demandas sejam tratadas de maneira consistente.

Comunicação efetiva

A comunicação é a espinha dorsal da gestão de demandas. Manter os stakeholders informados sobre o status das demandas, os prazos esperados e as limitações são fundamentais para gerar confiança e evitar mal-entendidos.

Avaliação e aprendizado

Após a conclusão das demandas, é importante avaliar o processo e os resultados. O que funcionou bem? O que pode ser melhorado? Essa avaliação contínua leva a um aprendizado que pode ser aplicado nas próximas iterações.

A importância da gestão de demandas

A gestão de demandas desempenha um papel fundamental em diversos aspectos do mundo empresarial. Abaixo estão algumas razões pelas quais ela é tão importante:

Satisfação do cliente

Atender às demandas dos clientes de forma eficaz leva a uma maior satisfação do cliente. Quando os clientes percebem que suas necessidades são atendidas de maneira ágil e consistente, eles são mais propensos a permanecer fiéis à marca e até mesmo a fazer recomendações a outros.

Uso eficiente de recursos

A gestão de demandas ajuda a evitar o desperdício de recursos valiosos. Ao priorizar as demandas e alocar recursos de acordo com a importância, as organizações evitam investir em projetos de baixo retorno e garantem que os recursos estejam sendo usados da maneira mais eficiente possível.

Foco estratégico

A capacidade de priorizar demandas alinha as atividades da organização com seus objetivos estratégicos. Isso ajuda a evitar distrações e a concentrar esforços nos projetos que mais contribuirão para o sucesso a longo prazo.

Inovação contínua

Ao coletar e analisar constantemente as demandas do mercado, as organizações podem identificar oportunidades para inovação e diferenciação. Isso permite que elas se adaptem às mudanças nas preferências dos clientes e se destaquem em um mercado competitivo.

Previsibilidade e controle

Uma gestão de demandas eficaz proporciona maior previsibilidade e controle sobre as operações. As organizações podem antecipar as necessidades futuras e se preparar adequadamente, minimizando surpresas e gargalos.

Colaboração interna

A gestão de demandas requer colaboração entre diferentes equipes e departamentos. Isso promove uma cultura de trabalho em equipe e comunicação, melhorando a coesão organizacional.

Agilidade e resiliência

A capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças nas demandas do mercado é uma vantagem competitiva. A gestão de demandas ajuda as organizações a se tornarem mais ágeis e resistentes a perturbações.

Em conclusão

A gestão de demandas é um componente vital para o sucesso de qualquer organização. Ela envolve a compreensão das necessidades das partes interessadas, a priorização eficaz e a alocação otimizada de recursos para atender a essas demandas.

Ao implementar uma abordagem estruturada para a gestão de demandas, as empresas podem melhorar a satisfação do cliente, otimizar a utilização de recursos, permanecer focadas em seus objetivos estratégicos e se destacar em um mercado competitivo em constante evolução.

Portanto, investir na gestão de demandas não é apenas uma prática recomendada, mas uma necessidade para prosperar nos negócios modernos.

por Elephantine https://ift.tt/1tlheHv
via Elephantine

O que é SharePoint? Plataforma de colaboração empresarial

Você já ouviu falar ou sabe o que é sharepoint? Não se preocupe, estamos aqui para tirar quaisquer dúvidas sobre essa maravilhosa plataforma empresarial.

Toda empresa para se manter precisa acompanhar o cenário tecnológico, pois este se encontra em constante evolução, a capacidade de colaboração eficiente e o compartilhamento de informações são cruciais para o sucesso de qualquer organização.

É nesse contexto que o SharePoint surge, uma poderosa ferramenta de gerenciamento de conteúdo e colaboração desenvolvida pela Microsoft. Com a capacidade de conectar pessoas, processos e informações.

Agora quando te perguntarem o que é sharepoint, saberá responder que ela desempenha um papel fundamental na promoção da produtividade e na melhoria da comunicação interna nas empresas.

Neste artigo, exploraremos em profundidade o que é sharepoint, suas principais funcionalidades e benefícios, fique comigo até o final para não perder nada. Confira!

Entendendo o que é sharepoint

O SharePoint como dito acima é uma plataforma de colaboração empresarial que permite às empresas criar sites, portais e aplicativos personalizados para compartilhar informações.

Lançado pela Microsoft em 2001, o SharePoint evoluiu de um sistema de gerenciamento de documentos para uma solução abrangente de intranet, extranet e internet oferecem uma variedade de recursos.

A plataforma é baseada na tecnologia Microsoft e, é integrada com outros produtos da Microsoft 365, como Word, excel, powerpoint e outlook.

Portanto, o conjunto de ferramentas permite que os usuários acessem, editem e colaborem em documentos diretamente dentro do ambiente sharepoint, sem a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.

Principais funcionalidades e benefícios do sharepoint

Até aqui eu espero que o conceito sobre o que é sharepoint já esteja firmado na sua mente, pois abaixo falaremos da gama de funcionalidades projetadas para melhorar a colaboração, aumentar a produtividade e promover a organização de informações. Algumas das principais funcionalidades incluem:

Gerenciamento de documentos e conteúdo

O sharepoint é conhecido por seu sólido sistema de gerenciamento de documentos e conteúdo. Ele permite que os usuários criem bibliotecas de documentos, armazenem arquivos de maneira organizada e controlem as versões dos documentos.

Além disso, recursos como fluxos de trabalho automatizados e aprovações ajudam a agilizar os processos de revisão e aprovação de documentos.

Colaboração em equipe

O sharepoint fornece espaços de colaboração onde os membros da equipe podem compartilhar informações, discutir ideias, criar listas personalizadas e manter calendários compartilhados.

Isso facilita a colaboração em projetos e a comunicação entre os colaboradores, sem dúvida é uma ótima ferramenta para qualquer empresa.

Portais corporativos e Intranets

O sharepoint permite a criação de intranets e portais corporativos personalizados, onde os funcionários podem acessar informações importantes, como políticas da empresa, anúncios, diretórios de funcionários e recursos de autoatendimento. Isso centraliza as informações e melhora a comunicação interna.

Business Intelligence

A integração com o Power BI, ferramenta de visualização de dados da Microsoft, permite que o sharepoint se torne uma plataforma de Business Intelligence.

Os usuários podem criar painéis interativos, relatórios e gráficos, ajudando a tomar decisões informadas com base em dados.

Pesquisa avançada

Quando perguntamos o que é sharepoint não podemos deixar de falar na pesquisa avançada do sharepoint que permite que os usuários encontrem informações rapidamente, mesmo em grandes volumes de dados.

Ela inclui recursos como pesquisa semântica, filtragem e refinamento de resultados, proporcionando uma experiência de pesquisa eficaz.

Experiência multidispositivo

O sharepoint é projetado para ser acessível a partir de diversos dispositivos, incluindo computadores, tablets e smartphones. Isso possibilita que os usuários acessem informações e colaborem em qualquer lugar, a qualquer momento.

Segurança e conformidade

A plataforma oferece recursos de segurança robustos, como permissões granulares e autenticação multifator, para proteger os dados e garantir o cumprimento das regulamentações, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

Personalização e desenvolvimento

O SharePoint é altamente personalizável, permitindo que as organizações criem sites e aplicativos de acordo com suas necessidades específicas.

Além disso, desenvolvedores podem estender as funcionalidades do SharePoint por meio da criação de soluções personalizadas usando tecnologias como o SharePoint Framework.

Casos de uso do sharepoint

O SharePoint encontra aplicação em diversas áreas e setores devido à sua versatilidade e recursos abrangentes. Alguns exemplos de casos de uso incluem:

Gestão de Projetos

Equipes de projeto podem usar o SharePoint para compartilhar documentos relevantes, acompanhar o progresso do projeto, manter um cronograma compartilhado e facilitar a comunicação entre os membros da equipe.

Intranet Corporativa

Organizações podem criar intranets para centralizar informações corporativas, compartilhar notícias e atualizações, disponibilizar formulários e processos internos, e melhorar a interação entre os funcionários.

Portal de autoatendimento do funcionário

Um portal de autoatendimento pode permitir que os funcionários acessem seus contracheques, solicitem férias, atualizem suas informações pessoais e acessem recursos de treinamento, tudo em um único lugar.

Gestão de documentos e fluxos de trabalho

Empresas podem usar o SharePoint para criar fluxos de trabalho automatizados que agilizam processos de aprovação e revisão de documentos, garantindo um fluxo eficiente de informações.

Colaboração externa com parceiros e clientes

O SharePoint possibilita a criação de sites externos compartilhados, onde parceiros e clientes podem acessar informações específicas de projetos, colaborar em documentos e manter a comunicação em um ambiente seguro.

Conclusão

O SharePoint emerge como uma plataforma essencial no cenário empresarial moderno, fornecendo as ferramentas necessárias para promover a colaboração, melhorar a comunicação interna e otimizar a gestão de informações.

Sua capacidade de integrar recursos de gerenciamento de documentos, colaboração em equipe, portais personalizados e inteligência de negócios a torna uma escolha poderosa para organizações de todos os tamanhos e setores.

Com o SharePoint, as empresas podem enfrentar os desafios da colaboração em um mundo digital, alavancando suas funcionalidades para impulsionar a produtividade e a inovação.

por Elephantine https://ift.tt/LWdHPOp
via Elephantine

Como instalar o project no seu modelo de projeto

Iniciar um novo projeto pode ser empolgante, mas também pode ser desafiador, especialmente quando se trata de garantir uma gestão organizada e eficiente. Independentemente do tamanho ou complexidade do projeto, é fundamental contar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos que facilite o planejamento, a execução e o acompanhamento das atividades. 

Essas ferramentas oferecem uma visão abrangente do projeto, permitindo a alocação adequada de recursos, o estabelecimento de prazos realistas e a identificação de possíveis riscos.

Neste artigo, exploraremos como começar a utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos em seu modelo de projeto.

Abordaremos os principais passos para a implementação bem-sucedida do gerenciamento de projetos, desde a definição dos objetivos e escopo até a seleção da ferramenta apropriada. 

Se você está buscando otimizar sua gestão de projetos e impulsionar o sucesso de suas empreitadas, continue lendo para descobrir como iniciar essa jornada rumo a uma gestão mais eficaz e organizada.

Como começar a utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos em seu modelo de projeto

Começar a utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos em seu modelo de projeto requer um processo estruturado e cuidadoso. Aqui estão os passos para começar a utilizar a ferramenta com sucesso:

1. Avalie suas necessidades: Antes de escolher uma ferramenta, identifique as necessidades específicas do seu projeto e da equipe. Liste as funcionalidades essenciais que você precisa na ferramenta, como acompanhamento de tarefas, cronograma, comunicação em equipe, geração de relatórios, entre outras.

2. Pesquise e selecione a ferramenta: Existem várias opções disponíveis no mercado. Pesquise diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos e compare suas funcionalidades, preços e avaliações de usuários. Escolha aquela que melhor se adapte às necessidades do seu projeto e orçamento.

3. Treinamento da equipe: Após escolher a ferramenta, é essencial fornecer treinamento adequado à equipe. Certifique-se de que todos os membros compreendam como usar a ferramenta corretamente e estejam familiarizados com suas funcionalidades. Isso garantirá uma adoção mais suave e eficiente da ferramenta.

4. Configure a ferramenta para o projeto: Personalize a ferramenta de acordo com as necessidades específicas do seu projeto. Crie as categorias de tarefas relevantes, estabeleça marcos importantes, aloque recursos e defina prazos realistas. Isso permitirá que a ferramenta reflita o fluxo de trabalho do seu projeto.

5. Importe dados e informações: Se você já possui informações relacionadas ao projeto, como tarefas em andamento, calendários ou documentos, importe-os para a ferramenta. Isso ajudará a manter um histórico completo do projeto e evitará duplicações de esforços.

6. Estabeleça um processo de comunicação: Defina como a equipe se comunicará usando a ferramenta de gerenciamento de projetos. Determine como as atualizações de status serão compartilhadas, como serão feitas as notificações de tarefas atribuídas e onde as discussões sobre o projeto serão realizadas.

7. Realize testes e ajustes: Antes de implementar totalmente a ferramenta, faça alguns testes com uma pequena equipe ou projetos piloto. Isso permitirá identificar possíveis problemas e fazer ajustes necessários antes de lançá-la para toda a equipe.

8. Incentive a adoção da ferramenta: Encoraje a equipe a usar a ferramenta regularmente e reforce os benefícios de sua utilização. Demonstre como a ferramenta pode tornar o trabalho mais eficiente, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade.

9. Acompanhe o progresso e faça melhorias: À medida que o projeto avança, monitore o uso da ferramenta e o progresso das atividades. Esteja aberto a feedbacks da equipe e faça ajustes conforme necessário para melhorar a experiência geral de gerenciamento de projetos.

Veja agora os principais passos para a implementação bem-sucedida do gerenciamento de projetos

Passo 1: Defina os objetivos e o escopo do projeto

Antes de iniciar qualquer projeto, é fundamental estabelecer claramente os objetivos que você deseja alcançar e o escopo do trabalho que será realizado. Definir os objetivos de maneira precisa e mensurável ajudará a manter o foco e a direção durante todo o projeto. Além disso, delimitar o escopo garantirá que você saiba exatamente quais atividades e entregas estão incluídas no projeto, evitando desvios e retrabalhos no futuro.

Ao definir os objetivos e o escopo, é importante envolver todas as partes interessadas relevantes, incluindo membros da equipe, clientes e outras partes envolvidas. Essa colaboração ajudará a obter insights valiosos e a garantir que as expectativas de todos estejam alinhadas desde o início.

Passo 2: Identifique as atividades e recursos necessários

Uma vez que os objetivos e o escopo estejam claros, é hora de identificar as atividades específicas que precisarão ser executadas para alcançar esses objetivos. Divida o projeto em tarefas menores e atribua responsabilidades a cada membro da equipe. Isso ajudará a distribuir o trabalho de forma eficiente e a acompanhar o progresso de cada atividade individualmente.

Além disso, identifique os recursos necessários para cada tarefa, como pessoas, materiais, ferramentas ou qualquer outra coisa que seja crucial para a conclusão bem-sucedida do projeto. Certifique-se de que todos os recursos estejam disponíveis e alocados corretamente para evitar atrasos e gargalos no processo.

Passo 3: Estabeleça prazos realistas

Definir prazos realistas é fundamental para manter o projeto dentro do cronograma e garantir que todas as atividades sejam concluídas a tempo. Ao estimar os prazos, leve em consideração a complexidade de cada tarefa, a disponibilidade dos recursos e eventuais imprevistos que possam surgir ao longo do caminho.

É importante que os prazos sejam desafiadores, mas alcançáveis. Evite estabelecer expectativas irrealistas que possam sobrecarregar a equipe e comprometer a qualidade do trabalho. Comunicação clara e eficaz com a equipe sobre os prazos ajudará a manter todos motivados e comprometidos com as metas do projeto.

Passo 4: Identifique e gerencie os riscos

Todo projeto envolve algum grau de risco, e é essencial identificar essas possíveis ameaças e preparar planos de contingência para mitigá-las. Considere possíveis obstáculos que possam surgir ao longo do projeto e estabeleça estratégias para enfrentá-los caso ocorram.

Mantenha uma abordagem proativa ao risco, monitorando constantemente o progresso do projeto e adaptando-se às mudanças à medida que surgirem. O gerenciamento adequado dos riscos ajudará a evitar grandes problemas e permitirá que você tome decisões informadas ao longo do projeto.

Passo 5: Escolha a ferramenta de gerenciamento de projetos apropriada

A escolha da ferramenta de gerenciamento de projetos certa é crucial para garantir uma gestão organizada e eficiente. Existem várias opções disponíveis, desde planilhas tradicionais até software avançado de gerenciamento de projetos. Considere suas necessidades específicas, o tamanho da equipe e o orçamento disponível ao selecionar a ferramenta mais adequada para o seu projeto.

A implementação de uma ferramenta de gerenciamento de projetos facilitará a colaboração, a comunicação e o acompanhamento do progresso do trabalho. 

Garanta que toda a equipe seja treinada para usar a ferramenta corretamente e que ela seja integrada de maneira adequada ao fluxo de trabalho existente.

por Elephantine https://ift.tt/fPaOhcs
via Elephantine

Visão geral sobre as estruturas organizacionais na gestão de projetos

A gestão de projetos desempenha um papel crucial no sucesso das organizações modernas. Para garantir uma execução eficiente e eficaz dos projetos, é essencial ter uma estrutura organizacional adequada. A estrutura organizacional define como as equipes são organizadas, as linhas de comunicação estabelecidas e como a autoridade é distribuída dentro da organização. Existem várias estruturas organizacionais com suas próprias características e vantagens. 

Neste blog post, exploraremos uma visão geral das principais estruturas organizacionais utilizadas na gestão de projetos, juntamente com seus prós e contras. Compreender essas estruturas é fundamental para tomar decisões informadas sobre como organizar e gerenciar projetos de forma eficiente. 

Vamos mergulhar nessa jornada e explorar as diferentes estruturas organizacionais para a gestão de projetos.

Prós e contras de cada estrutura organizacional

É importante destacar que cada estrutura organizacional tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha ideal dependerá das características do projeto, das necessidades da organização e do contexto específico em que se está trabalhando. 

Além disso, é possível adotar abordagens híbridas ou adaptar as estruturas existentes para atender às necessidades específicas de cada projeto. A compreensão dos prós e contras de cada estrutura ajuda a tomar decisões mais informadas e a criar condições favoráveis para o sucesso da gestão de projetos.

Estrutura Funcional

Na estrutura funcional, as atividades são agrupadas por função ou especialidade. Os membros da equipe são organizados de acordo com suas competências técnicas, como marketing, finanças, recursos humanos, etc.

A comunicação ocorre principalmente dentro de cada função, com informações fluindo verticalmente através da hierarquia funcional. A coordenação entre as áreas funcionais pode ser desafiadora, exigindo alinhamento de prioridades e negociação de recursos.

– Prós: 

• Especialização técnica e expertise em áreas específicas.
• Hierarquia clara de autoridade e linhas de comunicação estabelecidas.
• Facilidade na gestão e desenvolvimento de habilidades técnicas.

– Contras:

• Comunicação e coordenação podem ser desafiadoras entre diferentes equipes funcionais.
• Dificuldade em priorizar e alocar recursos entre projetos.
•    – Pode haver falta de flexibilidade para atender às necessidades dos projetos.

Estrutura Matricial

A estrutura matricial combina elementos da estrutura funcional e projetizada. Os membros da equipe são designados para projetos específicos, mas também mantêm sua afiliação funcional. Existem dois tipos principais: matricial fraca (gerentes de projetos têm baixa autoridade) e matricial forte (gerentes de projetos têm mais autoridade).

A comunicação ocorre tanto verticalmente (entre gerentes funcionais e gerentes de projeto) quanto horizontalmente (entre membros da equipe do projeto). A coordenação é realizada através da negociação e colaboração entre os gerentes funcionais e de projeto.

– Prós:

• Compartilhamento eficiente de recursos e conhecimentos especializados.
• Melhor comunicação e coordenação entre funções e projetos.
• Flexibilidade para adaptar a alocação de recursos às necessidades dos projetos.

– Contras:

• Possível conflito de prioridades entre os gerentes funcionais e de projeto.
• Complexidade adicional na gestão de múltiplos chefes.
• Pode exigir um maior esforço de comunicação e colaboração para evitar confusão e sobreposição de responsabilidades.

Estrutura Projetizada

Na estrutura projetizada, a organização é temporariamente reconfigurada em torno de projetos específicos. As equipes são formadas exclusivamente para cada projeto e têm total autoridade sobre os recursos alocados a eles.

A comunicação é direta entre os membros da equipe do projeto, permitindo rápida troca de informações e tomada de decisões. A coordenação ocorre dentro do projeto, com menos necessidade de negociação com outras partes da organização.

– Prós:

• Foco total nos projetos, promovendo agilidade e rápida tomada de decisões.
• Melhor comunicação e coordenação entre as equipes do projeto.
• Maior flexibilidade na alocação de recursos e na adaptação às mudanças do projeto.

– Contras:

• Pode haver falta de especialização funcional em determinadas áreas.
• Recursos podem ser dedicados exclusivamente a um único projeto, levando a desafios de capacidade e disponibilidade.
• Menor aproveitamento de sinergias entre projetos em comparação com outras estruturas.

Estrutura em Rede

Na estrutura em rede, as organizações estabelecem relacionamentos de colaboração com outras partes interessadas, como fornecedores, parceiros estratégicos ou empresas externas. As atividades são compartilhadas e coordenadas entre as partes envolvidas.

A comunicação ocorre entre os membros da rede, por meio de acordos e canais de comunicação estabelecidos. A coordenação requer um esforço conjunto para alinhar objetivos e garantir a colaboração efetiva entre as partes envolvidas.

– Prós:

• Facilita a colaboração e cooperação entre diferentes partes interessadas e organizações.
• Acesso a recursos especializados e conhecimentos diversos.
• Flexibilidade para se adaptar rapidamente às mudanças e demandas do projeto.

– Contras:

• Requer uma gestão cuidadosa dos relacionamentos e acordos de colaboração.
• Pode haver desafios na coordenação e alinhamento de objetivos entre as partes interessadas.
• Dependência de terceiros pode trazer riscos adicionais para o projeto.

Estrutura Hierárquica

Na estrutura hierárquica, as decisões são tomadas de cima para baixo, com uma clara cadeia de comando e autoridade concentrada nos níveis superiores. Os membros da equipe reportam-se a gerentes e diretores em uma estrutura vertical.

A comunicação ocorre por meio da hierarquia, com informações e instruções sendo transmitidas de cima para baixo e vice-versa. A coordenação é realizada pelos gerentes em cada nível hierárquico.

– Prós:

• Cadeia de comando clara e autoridade definida.
• Responsabilidades e tarefas bem definidas.
• Controle centralizado e tomada de decisões eficiente.

– Contras:

• Comunicação pode ser restrita e lenta devido à hierarquia.
• Pouca flexibilidade para adaptação e inovação.
• Dificuldade em lidar com a complexidade e a velocidade das mudanças do projeto.

Estrutura Baseada em Equipes

Na estrutura baseada em equipes, o foco é na formação de equipes multidisciplinares e autônomas, com responsabilidades compartilhadas. As equipes são responsáveis por completar tarefas e alcançar objetivos específicos.

A comunicação ocorre de maneira horizontal e direta entre os membros da equipe. A coordenação é realizada por meio do trabalho em equipe, colaboração e divisão de responsabilidades.

– Prós:

• Foco na colaboração, empowerment e responsabilidade compartilhada.
• Melhor comunicação e alinhamento dentro das equipes.
• Capacidade de adaptação rápida 

– Contras:

• Possível dificuldade em alocar recursos e compartilhar conhecimentos especializados entre as equipes.

• Conflitos de interesse ou falta de clareza sobre responsabilidades podem surgir.
• Necessidade de uma gestão efetiva do desempenho individual e da colaboração entre as equipes.

Antes de escolher uma estrutura organizacional, é essencial avaliar as necessidades e características específicas do projeto. Considere fatores como tamanho do projeto, complexidade, prazos, recursos disponíveis e requisitos técnicos. 

Essa avaliação ajudará a identificar qual estrutura organizacional será mais adequada para atender às necessidades do projeto.

por Elephantine https://ift.tt/oY7e6PM
via Elephantine

Como usar o AS-IS/TO-BE na Melhoria de Processos: transforme processos e aumente resultados

Atualizações são sempre importantes para a realização de projetos. Quando uma empresa pensa no seu crescimento deve imaginar maneiras de o realizar. Por isso, os processos de negócios envolvem tanto o que deve ser feito como também a maneira que será realizada. 

Quando há uma desatualização encontramos problemas para terminar aquele objetivo. Assim, em muitos casos a expectativa não é tão alta. O que pode ser feito para evitar essa desatualização?

Bem, a resposta pode ser muito simples, mas a execução nem sempre… Por isso, atualmente, se conta com alguns recursos que podem ser extremamente valiosos para cumprir tal objetivo. Um dos principais com toda certeza é o AS-IS/TO-BE. Mas muitos ainda não conhecem essa sigla.

O que é o AS-IS/TO-BE?

Representa mais uma das fases do BPM. O Processo de Gerenciamento de Negócios possui muitas informações que devem ser consideradas. Seu objetivo, é claro, é promover a melhoria do negócio de tal forma que exista organização na realização das etapas. Tudo precisa acontecer da maneira mais adequada possível.

Primeiramente precisamos entender o AS-IS. Costuma ser relacionado a observação de como determinada empresa realiza seus processos durante determinado período de tempo. Em outras palavras, é uma análise. Portanto, também é conhecido como Análise de Processos. 

Por sua vez, a AS-IS representa uma etapa anterior à parte de melhorias. Aqui, todos os processos são descobertos e analisados. Tanto o processo primário como os processos de gerenciamento podem ser destrinchados aqui.

Quando se entra na parte de melhorias, ou também TO-BE a visão é completamente diferente. Essa parte também pode ser chamada de “Desenho de processos”. O objetivo dela é muito simples, propor algumas melhorias para aqueles processos que já existem.

Pode ser uma área bastante abrangente, sendo assim, um estudo aprofundado é um requisito básico. 

Quando o AS-IS/TO-BE é vantajoso

Claro, as situações são diferentes para as empresas. Cada organização pode ver uma vantagem ou desvantagem de acordo com o período em que está sendo realizada a ação. Abaixo vamos destacar algumas dessas situações e mostrar porque utilizar o AS-IS/TO-BE. 

Atualização do planejamento estratégico

Claro, quando falamos de planejamento estratégico estamos falando de reflexão. A estratégia irá ditar como algum projeto será realizado, diminuindo custos ou até mesmo o tempo em que ele será finalizado. Assim, se perceber que alguma estratégia não está atuando bem com o projeto, pode ser o momento ideal para realizar uma melhoria nos processos.

Na primeira etapa “AS-IS”, há uma identificação das partes que são mais importantes para que a estratégia tenha alinhamento com o processo. Já na segunda parte, temos uma visão aprofundada. Uma alteração completa no processo pode ajudar muito para que os resultados sejam mais visíveis e adequados à estratégia.

Queda da performance organizacional

Uma das outras causas de problemas na organização é a queda de desempenho organizacional. Portanto, seguir uma estratégia como a AI-IS/TO-BE, deve ser vista como algo extremamente recomendável, evitando dispersões exageradas e até a utilização de métodos que não geram resultados. 

Graças a essa estratégia há possibilidades de obter informações para que os problemas sejam detectados e debatidos antes. Por fim, você consegue realizar uma remodelagem dos processos, que por sua vez evita muitos problemas no futuro.

Aquisições de novas tecnologias

A cada dia que passa novas tecnologias são incluídas. Com a internet o acesso a elas fica cada vez mais rápido. Aquelas instituições que não aderem, podem ficar para trás de maneira muito rápida. Lembrando que isso é algo que pode envolver diferentes locais. 

No entanto, uma das dúvidas que surgem com frequência é se aquele projeto realizado realmente está trazendo algum benefício para a empresa. Até porque a tecnologia precisa ser bem instalada para que os resultados sejam maximizados. 

Graças a AI-IS/TO-BE, hoje você pode contatar com um sistema para verificar isso. Seguindo algumas etapas é possível ter uma visibilidade bem interessante sobre como a tecnologia atua nos processos. Dessa forma, tudo é baseado em suposições ou desejos.

Abaixo vamos entender com mais detalhes um pouco sobre a natureza da aplicação da estratégia AI-IS/TO-BE nas empresas. 

Entenda o negócio

Bem, antes de começar a mapear os processos é fundamental realizar algumas outras ações. Algumas pessoas consideram de suma importância relembrar sua cadeia de valor. Assim, terá uma visão completa do que a empresa faz e como as atividades conseguem gerar produtos ou serviços eficientes para a empresa.

Relembrar disso é fundamental! Até porque algumas alterações realizadas pelo AI-IS/TO-BE podem alterar drasticamente a missão da empresa, o que não é algo legal. Essa etapa pode ser considerada muito fácil e geralmente é utilizada por aqueles que não sabem por onde começar.

Definir metodologias

Quando se trata de um projeto tão elaborado, devemos pensar no seu planejamento o quanto antes. 

É importante que consiga definir os objetivos, metas e indicadores do processo para garantir uma boa estratégia de execução. Além disso, depois de planejar o projeto precisará manter uma rotina de monitoramento, para avaliar possíveis problemas que possam surgir. Não hesite em fazer qualquer correção, elas são básicas.

Após isso, basta escolher com atenção a metodologia que será utilizada. Existem diferentes técnicas que podem ser utilizadas para melhorar o desempenho de um processo. As ações podem ser resumidas em:

• Observação: o momento para ter total atenção nos procedimentos que devem acontecer e as impressões sobre eles;
• Entrevistas: Uma conversa qualitativa com usuários chaves;
• Questionários: que se baseia na aplicação de uma lista de perguntas padrão para determinada quantidade de colaboradores;
• Design Thinking: Um conjunto de práticas que tem o objetivo de encontrar soluções criativas para determinados problemas.

A escolha dos métodos utilizados depende bastante da empresa, assim, aqueles que realizam a avaliação devem considerar aquilo que se aplica melhor dentro do contexto da sua empresa.

Colete o máximo de informações

Informações são o básico para conseguir criar estratégias bem direcionadas. Quando falamos disso, precisamos novamente pensar na cadeia de valor e como alguns processos se adequam a ela. Também é preciso compreender o sistema necessário para suportar aquela ação.

Nessa etapa, os participantes do processo também devem participar. Devem oferecer o máximo de conhecimento de acordo com suas práticas. É claro, entender o que o funcionário deseja passar também é um ponto extremamente importante nesse momento.

Análise e documentação

Para conseguir gerar uma boa documentação é preciso refletir algumas questões. Afinal de contas, transformar as informações coletadas em conhecimento útil representa uma das etapas mais relevantes.

Toda essa parte de reflexão com relação às indagações está completamente ligada à criação da documentação. Também podemos destacar que neste momento estamos tratando do AS-IS. 

Lembre-se também de tentar não misturar as aplicações. Em algumas organizações é comum que exista confusão entre AS-IS e o TO-BE. Por esse motivo, é tão importante que essa etapa seja rápida.

Proponha melhorias 

Bem, aqui além de propor melhorias para o projeto, também é o momento em que deve redesenhar. Todas as etapas acima diziam respeito ao AS-IS. Agora devemos partir para o To-Be. Esse, por sua vez, está completamente relacionado à melhoria de processos e por conta disso revisões são bem comuns.

Sempre há necessidades de melhorias. No entanto, quando for realizar algo assim, tenha em mente que a maneira mais rápida e eficiente é não buscar informações completas demais. O processo criado de maneira simples terá fácil compreensão e quanto mais simples, melhor.

Ah, precisamos destacar também que o nível de detalhes do projeto dependerá diretamente dos objetivos, que foram definidos na etapa 2. Recomenda-se utilizar uma notação para tal, até porque isso facilitará ainda mais a comunicação e irá gerar um resultado grandioso em pouco tempo.

Validação da nova versão

Bem, agora que já fez pequenas melhorias, deve validar essa alteração. Pense que, mesmo com a mudança, alguns membros da organização podem não ficar satisfeitos com ela. Isso gera problemas na comunicação e atraso nas entregas. As alterações também devem ter base na política da empresa.

A fase de validação se torna importante porque caso não exista um consentimento da maioria, a alteração no processo não irá acontecer. Terá que realizar novas alterações para que tudo esteja de acordo. 

Mas lembre-se também que as melhorias devem acontecer de forma lenta. Há sempre oportunidades para desenvolver algo mais. 

Faça a implementação e monitoramento

Pronto! Depois dessas etapas basta realizar a implementação. O novo processo deve começar na empresa. Mesmo que ocorram alguns problemas, saiba que a adequação deve acontecer. Caso tenha feito todos os processos pensando em como a organização funciona, os problemas são mínimos.

Pode existir uma certa resistência dos colaboradores, mas caso sua ação não tenha mostrado grande dificuldade, será mais simples ter o apoio dos mesmos. Ter uma boa gestão de mudança organizacional pode ajudar, assim poderá deduzir os impactos causados pela mudança. 

A longo prazo, com novas melhorias, terá ainda mais oportunidades. A empresa pode se desenvolver tanto tecnologicamente como fisicamente. 

Conclusão

Apesar de parecer um pouco complexo, o fato é que o AS-IS/TO-BE, funciona de maneira bem interessante, oferecendo informações relevantes para que muitos projetos sejam realizados de maneira inteligente.

Mas, para que isso seja possível, existe também a oportunidade de conseguir melhorias no dia a dia. Graças ao TO-BE, esse gerenciamento poderá sempre estar em melhoria. Análise e melhorias são elementos básicos que devem estar presentes em todas as oportunidades possíveis.

A aplicação pode necessitar de uma ajuda especializada. Afinal, com os processos citados acima, pode notar como há uma certa necessidade de exatidão. Também se necessita de monitoramentos o tempo todo. Caso contrate, tenha em mente quem pode ajudar de acordo com o padrão da empresa.

por Elephantine https://ift.tt/ayRYuo6
via Elephantine

Lean Office: Guia Completo 2023

Otimizar processos é algo que grande parte dos negócios necessitam. Mesmo possuindo uma boa estrutura, há sempre como melhorar, como diminuir o tempo e o custo para realizar determinadas ações. Por esse motivo, hoje vamos falar sobre o Lean Office, uma filosofia de redução nas perdas de um escritório.

Mas não adianta apenas falar sobre o tema, existe uma necessidade de atualizar o assunto. Isso porque todo ano acontecem alterações que podem melhorar o desempenho, diminuindo ainda mais os custos de cada ação. 

Mas antes de partirmos para essas possibilidades, devemos compreender o Lean Office de maneira mais extensa. Dessa forma, aqueles que gerenciam escritórios ou planejam realizar uma ação do gênero, podem ter uma base para começar a agir. 

Sobre o Lean

Ouvimos muito esse termo atualmente e não é à toa. Hoje ele consegue representar ações bem estruturadas para a produção de maneira facilitada, com boa gestão de recursos e tempo. Ele se baseia em sistemas criados a muito tempo, como o Sistema Toyota de Produção.

Até hoje ele é utilizado, na verdade. Seu desenvolvimento foi longo, chegando aos Estados Unidos e ganhando nova forma. Em 1990, o livro “A máquina que mudou o mundo” utilizou o termo “Lean Manufacturing”, que alterou completamente a forma de pensar de algumas pessoas.

O termo, é claro, se popularizou e conseguiu entregar aquilo que todos desejavam. Uma estrutura adequada para a produção centrada em reduzir custos e tempo. Por isso, há tantos estudos sobre esses métodos até hoje. Até mesmo com desenvolvimentos constantes graças a tecnologia.

Os 7 desperdícios

Nem todo mundo ouviu falar sobre os 7 desperdícios do Lean. Por outro lado, ele começou a ganhar mais relevância a partir da criação de ações voltadas para fábricas e escritórios. Ele se baseia também no sistema Toyota de produção e isso significa que dentro dessa base de informações há alguns critérios para considerar, evitando desperdícios:

• Processos desnecessários;
• Movimentação;
• Estoque;
• Espera;
• Retrabalho;
• Transporte;
• Superprodução.

Então, como notou, o Lean não é algo que surgiu atualmente. Talvez o termo seja atual, mas as ações relacionadas a ele existem desde a segunda guerra mundial. Se baseando nos desperdícios, os resultados conseguem ser bem diretos. É uma das filosofias seguidas até hoje por algumas empresas.

E o que é o Lean Office

Como deve imaginar, o termo é uma variação. De fato, surgiu do Lean Manufacturing. Esse, é claro, estamos totalmente envolvidos com as ações dentro da fábrica e o que gerava grandes desperdícios para a empresa. Quando falamos do Lean Office, tratamos, no entanto, de escritórios.

Assim, todos os problemas podem ser realizados a essa parte de maneira mais prática. Nem todos os desperdícios da fábrica estão presentes aqui, mas alguns podem ser adaptados e por conta disso o termo se popularizou. Afinal, aqui poupamos recursos e tempo.

Vamos falar um pouco mais sobre como esse método se mostrou tão interessante para o uso. Também iremos falar sobre como os adequar a filosofia de algum escritório.

Sobre os desperdícios

Apesar de muitas pessoas não perceberem a quantidade de desperdício dentro de uma ação, ele de fato existe e pode causar uma grande dor de cabeça. Isso porque um escritório poderá ter um gasto muito maior por conta de pequenas ações que acabam gerando uma “bola de neve”

Assim acontece nas fábricas também, quando há uma clara necessidade de trabalhar com alguns quesitos. Como dito, o retrabalho, a superprodução e muitos outros, podem e contribuem para gastos a mais. Podem influenciar até mesmo na contratação de mais funcionários.

O que o escritório desperdiça em 2023?

Pelos motivos citados acima, precisamos entender o que um escritório desperdiça. E, de fato, há muito que pode ser desperdiçado. Por exemplo, em 2023 existem muitos processos que podem ser otimizados, automatizados. Principalmente em um ano que “Inteligência Artificial” se tornou um dos tópicos mais relevantes.

Então, aqueles que se mantiveram sem essas alterações, ficam para trás. Não significa que estão gastando mais, apenas que agora há possibilidades de diminuir o gasto. É exatamente disso que o Lean Office trata. Desde o modelo Toyota de Produção, diversas alterações aconteceram para chegar até aqui. 

Veja a seguir alguns processos que podem estar relacionados ao desperdício no escritório.

Processos manuais

De fato, há processos que ainda precisam ser manuais. Porém, devemos ter em mente que em 2023 um escritório não necessita da mesma quantidade de funcionários presentes em 2003. 20 anos apenas foram suficientes para alterar completamente o quadro de funcionários de um estabelecimento!

Processos manuais não são tão necessários assim. Um exemplo claro disso é o Excel, que consegue realizar planilhas com grande facilidade para conhecedores da plataforma. 

Em 2023, há um crescimento nas IA’s. Esse modelo pode substituir muitas ações, levando ao acordo correto entre elas e o escritório. Ela se fortalecerá bastante nos próximos anos e pode chegar a muitos estabelecimentos.

Estoque

Quando se trata de um estoque dentro de um escritório, falamos de armazenamento de dados. Apesar de muitos acreditarem que sempre é importante manter o estoque completo, nem sempre é assim. Não é incomum demorar horas e horas para encontrar um arquivo que foi colocado com muitos outros antigos.

O estoque pode ser útil desde que se tenha bastante organização. Mas, grande parte dos profissionais gosta de realizar uma pequena limpeza a partir de determinado período de tempo. 

Afinal, provavelmente esses estoques não vão servir para mais nada nos próximos anos. Armazenar arquivos por muito tempo pode ser bastante prejudicial e acaba atrapalhando o desenvolvimento geral.

Excesso de tarefas em apenas um processo

Isso acontece bastante, principalmente por falta de uma mão de obra personalizada para aquilo. Bem, a falta de tecnologia também contribui, visto que essa situação, por sua vez, envolve menor quantidade de automatização de processos. Excesso de tarefas atrapalha a entrega e sobrecarrega o funcionário.

Algo que pode ser útil também é manter um modelo padrão para execução de determinada tarefa. Lembrando que esse modelo precisa receber atualizações constantes de acordo com as oportunidades que surgem, quanto menor o tempo gasto, melhor!

Recursos mal utilizados

Os recursos mal utilizados são muitos. Impressões sem valor algum, ferramentas que não são utilizadas, serviços desnecessários… tudo isso soma para aumentar os gastos no final. Afinal de contas, do que adianta contratar um software que utiliza uma vez na semana. Mesmo sendo barato, a longo prazo terá um preço maior.

A boa notícia é que recursos mal utilizados são simples de destacar. Apenas precisará criar uma planilha da avaliação, com atenção total nos gastos de tal maneira que facilite a tomada de decisão no caso de demissões, quebra de contratos e muito mais.

Retrabalho

O retrabalho atrapalha a rotina total de um escritório. Há muitos fatores que influenciam nisso, como a falta de um tempo adequado para que o trabalhador consiga desenvolver sua função. Com toda certeza isso irá o prejudicar muito. As perdas são muito mais grandiosas nesse momento. 

O retrabalho também significa pressão nas outras partes. Durante um projeto em que toda a equipe é necessário, a partir do momento em que um erro se destaca e um retrabalho é solicitado, o tempo das outras partes se mostra menor, o que pode também pressionar o restante a realizar ações que não são corretas.

por Elephantine https://ift.tt/mE0gcfl
via Elephantine

Como estruturar um cronograma integrado

Geralmente eles são aplicados em projetos do tipo multidisciplinares, e para que você entenda como estruturar um cronograma integrado é importante que você conheça o que é um cronograma de projeto.

Além disso, é importante também que você tenha noção do papel de um cronograma no gerenciamento de projetos, os tipos de cronogramas existentes, os motivos para que você monte um cronograma e como montar um.

Após entender todo o processo, é possível entender melhor como estruturar um programa integrado, além de outras informações como a duração das atividades e possíveis erros que podem acontecer em um cronograma de projeto.

O que é um cronograma de projeto?

É muito importante definir de forma clara o que é um cronograma de projeto, apesar do termo ser muito utilizado em ambientes empresariais.

Sendo assim, podemos afirmar que ele é um documento que apresenta uma relação de todas as atividades relacionadas a um determinado projeto.

Dessa maneira, o cronograma do projeto marcará datas de começo assim como de finalização, além de apresentar a relação de dependência entre as atividades, determinando qual delas depende de outras.

O cronograma também especificará quais os recursos serão utilizados para que se possa alcançar os objetivos do projeto.

Um cronograma permite que o projeto seja dividido em uma linha de tempo, auxiliando assim o gestor e demais responsáveis pelo projeto a terem uma visão ampla de tudo que é preciso para atingir a meta principal.

Assim, com o cronograma é possível entender melhor a quantidade gasta de recursos, além de poder definir quando será possível entregar o projeto concluído.

O papel do cronograma no gerenciamento de projetos

Agora que entendemos de maneira mais clara o que realmente é um cronograma, chegou a hora de saber qual é o real papel do mesmo no gerenciamento de um determinado projeto.

Dessa maneira, podemos afirmar que a principal função de um cronograma de projeto é dar a garantia em relação ao cumprimento de questões que estão relacionadas às tarefas que deverão ser executadas.

O papel mais amplo do cronograma é auxiliar na finalização do projeto de forma que o mesmo possa estar pronto até a data determinada para o encerramento.

Sendo assim, podemos dizer que o interesse principal é proporcionar a garantia de que questões relacionadas a prazos e entregas serão cumpridas.

O cronograma também tem um papel importante no que diz respeito a atrasos, evitando os mesmos, sendo que esse tipo de acontecimento pode gerar um grande desperdício de recursos financeiros, técnicos e também humanos.

Dessa forma, o cronograma de projetos serve como uma ferramenta de orientação para que o gestor tenha uma maior clareza do que deve ser feito, assim como em que momento, determinada atividade deve ser realizada.

O cronograma costuma ser desenvolvido pelo próprio gestor de projetos em conjunto com os responsáveis pela realização das atividades.

Tipos de cronogramas

Depois de entender qual é o papel de um cronograma na realização de atividades de um projeto, é importante você conhecer os tipos de cronogramas existentes para determinar qual é o mais adequado para o seu projeto.

Sendo assim, para que o planejamento seja elaborado de forma correta, principalmente em relação a prazos, é muito importante entender que não existe somente um tipo de cronograma.

Um dos tipos de cronogramas mais famosos é o Diagrama de Gantt, onde o mesmo ajuda a observar a interdependência de tarefas, porém, mostrando a ordem na qual deve ser executada.

Já o cronograma físico-financeiro irá ajudar o gestor a comparação entre a entrega de tarefas aos custos que serão realizados.

Dessa forma, é possível entender se o orçamento é adequado, assim como, se possíveis atrasos podem causar algum tipo de custo a mais.

Em relação ao cronograma na forma de linha do tempo, é possível utilizá-lo em momentos onde várias tarefas devem ser executadas em diferentes momentos, mesmo que sem uma maior interdependência ou integração.

No que diz respeito ao cronograma de milestones, o mesmo auxilia na divisão de objetivos maiores para que esse seja entregue em partes menores, melhorando assim o seu controle.

Existem muitas versões de cronogramas, por isso o ideal é entender melhor o que cada um oferece com o objetivo de utilizar o mais adequado.

Motivos para elaborar um cronograma

O cronograma é uma representação visual que te auxilia na visualização mais clara de atividades que devem ser desempenhadas dentro de um projeto.

Essa ferramenta tem o poder de te ajudar a checar as interdependências de cada tarefa, desenvolvendo assim alternativas para que a entrega seja otimizada.

Elaborando um cronograma de projeto você consegue mapear os pontos de tensão, analisando os aspectos nos quais a equipe terá que ter uma atenção maior para não prejudicar os prazos e para que as entregas se mantenham de acordo com os planos iniciais.

Por ser uma ferramenta de gestão, o cronograma de projeto tem como objetivo auxiliar tanto o gestor como os demais integrantes da equipe a medir o próprio desempenho, buscando alternativas eficientes e rápidas para o desenvolvimento de soluções.

Para que você entenda melhor os benefícios de elaborar um cronograma de desempenho, separamos alguns benefícios que o mesmo proporciona.

Consegue fazer a estimativa de tempo em cada atividade

Essa ferramenta, que também é um documento, tem a capacidade de estimar o tempo necessário para a realização de cada atividade.

Isso fará com que o seu planejamento seja mais confiável, além de que se tenha um crescimento das taxas de sucesso no que diz respeito a iniciativas em um plano como o todo.

Acompanhamento do desempenho do time

De acordo com as informações que estão dispostas em um cronograma de projetos, além das alterações dos status realizadas pela equipe, é possível fazer cálculos do que está sendo gasto em cada atividade, assim como em relação ao desempenho do time.

Esse acompanhamento é essencial para que uma análise seja feita e possíveis intervenções também ocorram nesse processo.

Alocação de recursos de forma mais adequada 

Com um bom cronograma de projeto, é mais fácil o gestor observar o momento em que o colaborador estará disponível para realizar uma próxima atividade.

Com essa alocação de recursos principalmente o humano de forma mais eficiente, é possível agilizar os processos e prazos.

Aumento geral de eficiência

Com um cronograma de projetos, é possível uma maior contribuição para a performance individual assim como geral das tarefas realizadas no projeto.

Acompanhamento do progresso do projeto

Com o cronograma de projeto, o gestor vai poder acompanhar todo o progresso, ou seja, vai conseguir visualizar todos os detalhes assim como as atividades como um todo.

Além disso, ele tem como acompanhar quais são os recursos que são aplicados no momento e os que posteriormente serão utilizados para a otimização de tempo e redução de custos para a empresa.

Reduz o atraso na entrega do projeto

O cronograma também auxilia na redução de possíveis atrasos na entrega das atividades que estão sendo realizadas, permitindo uma antecipação de prováveis desvios, além de correções para que as entregas sejam mais efetivas.

Atualiza os colaboradores em relação ao projeto

O cronograma do projeto permite que todos os envolvidos no mesmo possam fazer o acompanhamento de todas as atualizações das atividades que estão sendo realizadas, proporcionando uma comunicação bem mais eficiente.

Como montar um cronograma de projetos

Por mais que existam muitas ferramentas que ajudem na construção do cronograma de projetos, o recomendado é que essas ferramentas já estejam integradas com o projeto em si.

Dessa maneira, para que você possa montar um cronograma de qualidade é importante que você siga alguns passos que iremos apresentar a seguir:

• Defina o escopo do projeto, uma vez que o mesmo nasce a partir das primeiras determinações do que deverá ser feito;
• Faça a definição dos clientes e fornecedores em todas as atividades que serão realizadas;
• Construa uma EPA (Estrutura Analítica do Projeto), uma vez que ela representa todo o escopo em tarefas que forma o projeto em si;
• Tenha cuidado com o sequenciamento correto das atividades;
• Separe marcos intermediários (milestones) do cronograma das atividades;
• Faça a estimativa da duração de atividades;
• Faça a otimização do tempo de duração de cada atividade; 

Como estruturar um cronograma integrado

Depois de entender como montar um cronograma de projeto, chegou a hora de você saber como fazer um cronograma integrado.

Sendo assim, monta-se um cronograma-macro refletindo as necessidades do negócio tanto na forma de deliverables e também de marcos intermediários (milestones), agregando todos os sub-cronogramas.

Após essas etapas deve-se definir o cronograma integrado através de algumas etapas:

• Montar o plano geral: com atividades nos níveis gerenciais, e subdividido em sub-projetos;
• Fazer a definição de sub-milestones;
• Fazer a definição das entregas;
• Definir as dependências, ou seja, o que um subprojeto precisa em relação a outro para a sua execução;
• Executar um projeto de interações, ou seja, de integração entre as atividades, checando para ter um plano sólido;

Prevendo a duração das atividades

É muito importante também prever e determinar a duração de cada atividade, isso é claro, considerando a dificuldade de cada uma.

Para fazer isso, uma dica é utilizar como base projetos anteriores que sejam semelhantes para que você possa definir qual será realmente o tempo necessário.

Erros em um cronograma de projeto

Alguns erros que podem ser cruciais em um cronograma de projeto são:

• Não atentar-se a sequência de atividades;
• Não se comunicar de maneira eficiente;
• Fazer alterações no escopo original do projeto;
• Delimitar prazos muito curtos que não possam ser cumpridos;
• Não fazer a especificação dos recursos utilizados;
• Fazer uma definição de prazos muito longos, gerando altos gastos e a procrastinação da equipe;
• Não atentar-se aos riscos;
• Não considerar a agenda da equipe;

Essas são algumas considerações e dicas de como você pode estruturar um cronograma de projetos e também um cronograma integrado.

por Elephantine https://ift.tt/kfDFjsX
via Elephantine